Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) Teilzeit

Die RWS Gruppe ist ein zuverlässiger Partner für werterhaltendes infrastrukturelles Gebäudemanagement. 1992 in Leipzig als ein Betrieb des Gebäudereiniger-Handwerks gegründet, hat sich der Unternehmensverbund mit seinen drei Kerngesellschaften zu einem leistungsfähigen mittelständischen Fachdienstleister entwickelt.

Als kompetenter Servicepartner von sozialen und öffentlichen Einrichtungen sowie Wirtschaftsunternehmen verschiedener Branchen erhalten wir mit unserer Arbeit Werte, versorgen Menschen mit Speisen und Getränken und schützen das Eigentum unserer Kunden. Die RWS Gruppe ist Spezialist auf den Gebieten der
* Gebäudereinigung
* Hauswirtschaftsleistungen
* Gemeinschaftsverpflegung
* Sicherheitsdienstleistungen

Unser breit gefächertes und kundenindividuelles Serviceangebot umfasst die werterhaltende Reinigung von Gebäuden sowie Hausmeister- und Wirtschaftdiensten. Als Frischkostanbieter verpflegen wir Jung und Alt in Gemeinschaftseinrichtungen – ernährungsbewusst, ausgewogen und mit regionalem Zuschnitt. Darüber hinaus bieten wir Sicherheit und Schutz für Menschen, Einrichtungen und Werte. So leisten wir mit Herz und Verstand saubere Arbeit, sorgen für das ESSENtielle und sind mit Sicherheit für Sie da.

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Wir suchen aktuell: Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) Teilzeit in Leipzig

Wir, die RWS Gebäudeservice GmbH, sind als mittelständisches Unternehmen in großen Teilen Ostdeutschlands tätig. Seit über 30 Jahren agieren wir als zuverlässiger und kompetenter Partner für soziale Einrichtungen, Behörden, Verwaltungen und Industrieunternehmen. Unser Fokus liegt auf werterhaltender Reinigung und Pflege von Gebäuden und Außenanlagen sowie Hausmeisterleistungen und Wirtschaftsdienste.

• Sie unterstützen den kfm. Geschäftsführer im operativen Tagesgeschäft, koordinieren Schnittstellen zu internen Fachbereichen und externen Partnern und sorgen für einen reibungslosen Informationsfluss. Zu Ihren Aufgaben gehören unter anderem:
• Tägliche operative Abstimmung mit dem kfm. Geschäftsführer, Terminplanung, -überwachung und -koordination
• Telefonmanagement und Kommunikation im Namen des Geschäftsführers, Betreuung des Rechnungseingangs (E-Mail-Postfach)
• Erstellung, Bearbeitung und Versand der internen und externen Korrespondenz, Posteingang und -verteilung innerhalb der RWS-G und gruppenübergreifend
• Vorbereitung und Nachbereitung von internen Veranstaltungen, Beratungen und Weiterbildungen
• Protokollführung bei Besprechungen, Erstellung von Auswertungs- und Planungsunterlagen, Erstellung des monatlichen Berichtswesens
• Verwaltung von Mobiltelefonen und Schrankschlüsseln der RWS-G
• Organisation des Bestellwesens und Verwaltung von Büromaterial, Organisation und Beschaffung von Werbeartikeln, Jahresartikeln und Drucksachen (z. B. Stempel, Visitenkarten)
• Pflege und Aktualisierung des zentralen Marketingmittellagers sowie des Gruppenhandbuchs
• Aktenführung und strukturierte Ablageorganisation, Pflege der Zeiterfassungssoftware und Urlaubsplanung
• Durchführung und Dokumentation von Gewerbean- und -abmeldungen, Überwachung wichtiger Jahrestermine (Lieferanten- und Mitarbeitergeburtstage)
• Durchführung von Internetrecherchen und Informationsbeschaffung

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung im Assistenzbereich oder Sekretariat auf Geschäftsführungsebene wünschenswert
• Organisationsstärke, Diskretion und eine strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Hohe Kommunikationsfähigkeit und professionelles Auftreten
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Tools (z. B. Zeiterfassungs-Systeme)
• Teamgeist und Eigeninitiative