Administrative*r Koordinator*in / Assistent*in

Dann komm zur Projekt-Consult GmbH ein Mitglied der GFA-Group – eines der führenden europäischen Beratungsunternehmen in der internationalen Entwicklungszusammenarbeit. Die Projekt-Consult GmbH arbeitet weltweit zur Förderung verantwortungsvoller Bergbaupraxis und nachhaltiger Rohstofflieferketten.

Seit 1979 hat Projekt-Consult in über 70 Ländern Projekte der internationalen Zusammenarbeit in Kooperation mit öffentlichen, privaten sowie zivilgesellschaftlichen Institutionen durchgeführt.

Wenn du unsere Leidenschaft für die Internationale Zusammenarbeit teilst und gerne in einem internationalen Umfeld arbeitest, in dem du einen Beitrag zur Gestaltung einer besseren Welt leisten kannst,

werde Teil des Projekt-Consult-Teams als

Administrative*r Koordinator*in / Assistent*in

in Teilzeit für unsere Projekt-Consult GmbH

Als Administrative*r Koordinator*in (AK) bist du zentrale Ansprechperson innerhalb der Projekt-Consult GmbH für alle administrativen Belange, organisatorischen Abläufe und Qualitätssicherung. Du trägst maßgeblich zur erfolgreichen Akquise und Durchführung von Projekten sowie zur professionellen internen Kommunikation bei.

• Unterstützung bei der Projektakquise
• Eigenverantwortliche Zusammenstellung von administrativen Angebotsunterlagen für die Akquise neuer Projekte
• Internationale Korrespondenz mit Partnerorganisationen und Experten*innen
• Layout Prüfung / Formatieren und teilweise sprachliche Überarbeitung der Angebote
• Qualitätssicherung, Koordinierung des Drucks und Versand der gesamten Angebots­unter­lagen unter Beachtung der Geber­kriterien (v. a. GIZ, EU) und Abgabefristen
• Unterstützung bei der Projektbetreuung
• Unterstützung bei der administrativen und organisatorischen Betreuung laufender Pro­jekte
• Ansprechpartner*in für Konsortialpartner, Experte*in für adminis­trative Angelegen­heiten
• Prüfung von Rechnungen, Time Sheets, Monatsjournalen, des Anlage­vermögens sowie der Betriebs­mittel­anforderungen
• Büromanagement
• Organisation von Sitzungen, Veranstaltungen und Terminmanagement
• Dienstreisevorbereitungen (Flugbuchungen, Hotelreservierungen, Visaanträge etc.)
• Pflege der Projektreferenz-Datenbank sowie Aktualisieren der virtuellen Projekträume
• Sprachliche Prüfung, Layout und Formatierung von Texten

• Abgeschlossenes Bachelorstudium mit sprachlicher Aus­richtung oder eine abgeschlossene Berufs­ausbildung (z. B. Fremd­sprachen­korrespondenz, Europaassistenz)
• Berufserfahrung im administrativen Bereich (z. B. Projektadministration, Office Management), idealer­weise im inter­nationalen Kontext
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint), sicherer Umgang mit Daten­banken
• Erfahrung in der Erstellung von Grafiken und Präsen­tationen
• Betriebswirtschaftliche Grundkenntnisse und / oder Erfahrung mit Förder­mitteln sind von Vorteil
• Sehr gute Englisch- sowie gute Deutschkenntnisse, Französisch-, Spanisch- und / oder Portugiesisch-Kenntnisse sind von Vorteil
• Hohes Qualitäts- und Verantwortungsbewusstsein
• Fähigkeit, auch in arbeitsintensiven Phasen den Überblick zu bewahren, Fristen einzu­halten und pragma­tische Ent­scheidungen zu treffen
• Eigeninitiative, Aufgeschlossen­heit und Kommunikations­geschick
• Selbstständigkeit und effizientes Zeitmanagement
• Flexibilität bei wechselnden Anforderungen und dienstleistungsorientiertes Handeln