Administrative*r Koordinator*in / Assistent*in

Dann komm zur GFA Consulting Group – eines der führenden europäischen Beratungsunternehmen in der internationalen Entwicklungszusammenarbeit.

Seit 1982 hat die GFA zahlreiche Entwicklungs- und Forschungsprojekte zu Themen von globaler Bedeutung in über 130 Ländern durchgeführt.

In unseren Projekten und an unserem Hauptsitz in Hamburg engagieren wir uns für die Erreichung der Sustainable Development Goals (SDGs) und tragen auf diese Weise zur Verbesserung der Lebensbedingungen der Menschen weltweit und zum Schutz der Erde bei. Dabei ist unser internationales und multikulturelles Team das Herzstück unseres Erfolgs.

Wenn du unsere Leidenschaft für die internationale Zusammenarbeit teilst und gerne in einem internationalen n Umfeld arbeitest, in dem du einen Beitrag zur Gestaltung einer besseren Welt leisten kannst,

werde Teil des GFA-Teams als

Administrative*r Koordinator*in / Assistent*in

für unsere Abteilung Governance mit Englisch- und Französischkenntnissen in Teilzeit oder Vollzeit.

Die Administrativen Koordinator*innen (AKs) sind zentrale Ansprechpartner*innen der Fachabteilungen. Die Hauptaufgaben liegen in der Unterstützung unserer Consultants bei der Akquise neuer Projekte sowie bei der Betreuung und Koordination laufender Projekte und der Erledigung anfallender Büroaufgaben.

• Unterstützung bei der Projektakquise
• Eigenverantwortliche Zusammenstellung von administrativen Angebotsunterlagen für die Akquise neuer Projekte
• Internationale Korrespondenz mit Partnerorganisationen und Expert*innen
• Layout Prüfung / Formatierung und teilweise sprachliche Überarbeitung der Angebote
• Qualitätssicherung, Koordinierung des Drucks und Versand der gesamten Angebotsunterlagen unter Beachtung der Geberkriterien (vor allem GIZ, EU) und Abgabefristen
• Unterstützung bei der Projektbetreuung
• Unterstützung bei der administrativen und organisatorischen Betreuung laufender Projekte
• Ansprechpartner*in für Konsortialpartner*innen; Expert*in für administrative Angelegenheiten
• Prüfung von Rechnungen, Time Sheets, Monatsjournalen, des Anlagevermögens sowie der Betriebsmittelanforderungen
• Büromanagement
• Organisation von Sitzungen, Veranstaltungen und Terminmanagement
• Dienstreisevorbereitungen (Flugbuchungen, Hotelreservierungen, Visaanträge etc.)
• Pflege der Projektreferenz-Datenbank sowie Aktualisierung der virtuellen Projekträume
• Sprachliche Prüfung, Layout und Formatierung von Texten

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (Bürokauffrau*mann, Fremdsprachenkorrespondenz, Europaassistenz etc.) oder Bachelorstudium mit erster relevanter Berufserfahrung
• Sehr gute Englisch- und Französischkenntnisse sowie gute Deutschkenntnisse
• Sehr gute Anwenderkenntnisse in den gängigen MS-Office-Produkten (insbesondere Word) sowie im Umgang mit Datenbanken
• Hohes Qualitäts- und Verantwortungsbewusstsein
• Fähigkeit, auch in arbeitsintensiven Phasen den Überblick zu bewahren, Fristen einzuhalten und pragmatische Entscheidungen zu treffen
• Eigeninitiative, Aufgeschlossenheit und Kommunikationsgeschick
• Selbstständigkeit und effizientes Zeitmanagement