Mitarbeiter*in im Büromanagement

Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel trägt durch Forschung, Lehre und Wissenstransfer zur Lösung der großen Herausforderungen unserer Zeit auf den Gebieten Gesundheit, Umwelt und Kultur im Wandel, Ernährung und Energie bei. So sichert sie den Frieden und erhält die Lebensgrundlage zukünftiger Generationen.

An der Professur für Psychologische Diagnostik, Differentielle Psychologie und Persönlichkeitspsychologie der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel (Prof. Anja Leue) ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als

Mitarbeiter*in im Büromanagement

unbefristet zu besetzen. Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt die Hälfte der einer entsprechenden Vollbeschäftigung (zzt. 19,35 Std.). Die Eingruppierung erfolgt bei Vorliegen der tarifrechtlichen Voraussetzungen in die Entgeltgruppe TV-L 6.

• Allgemeine Sekretariatsverwaltung einschließlich Bearbeitung von Anfragen, Korrespondenz und Koordination von Anträgen (z. B. für Dienstreisen, Urlaub, Krankmeldung)
• Verwaltung von Dritt- und Haushaltsmitteln einschließlich digitaler Aufbereitung der Buch­haltung (z. B. in einer themenbezogenen Exceltabelle mit Einnahmen und Ausgaben) und Budgetüberwachung (u. a. im MachWeb)
• Erstellung von Auszahlungsanordnungen und Erstellen des Jahresabschlusses
• Bearbeitung von Personalangelegenheiten (z. B. Vertragsvorbereitungen für Mitarbeitende und Studierende)
• Organisatorische Unterstützung bei der Durchführung von Lehr- und anderen Veranstal­tungen (z. B. Vorbereitung für OLAT-Gruppen)
• Verwaltung und Beschaffung von Bürobedarfsmitteln
• Unterstützung von Bestellungen für die Bibliothek, die Testothek, das EEG-Labor oder für wissenschaftliche Dokumentenaufträge (z. B. Subito)
• Abstimmung im Sekretariate-Team zur Übernahme von teamübergreifenden Aufgaben im Institut (z. B. Vorbereitungen in univis)

• Abgeschlossene Ausbildung zur*zum Kauffrau*-mann für Büromanagement oder vergleich­barer qualifizierender kaufmännischer Berufsabschluss oder ein erster berufsqualifizierender Abschluss und mindestens 3jährige nachgewiesene Berufserfahrung in einer Bürotätigkeit oder eine mindestens 3jährige nachgewiesene Erfahrung in einem Sekretariat der CAU (das Beschäftigungsverhältnis muss zum Zeitpunkt der Bewerbung bestehen)
• Sehr gute Kenntnisse und Erfahrungen in der Text- und Datenverarbeitung (insbesondere Microsoft Office Excel und Word) sowie im Umgang mit digitalen Medien (z. B. Adobe Acrobat, caucloud, OLAT)
• Sehr gute Kenntnisse im Bestell-, Rechnungs- und Buchungswesen, vorzugsweise im Hochschulbereich
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mind. B1 Niveau)
• Bereitschaft und Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten und zur Übernahme von Verantwor­tung
• Organisationsfähigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit
• Erfahrungen in der Hochschulverwaltung sind wünschenswert.