Teamassistenz / Veranstaltungsmanager:in / Eventmanager:in

Der Verband der Internationalen Kraftfahrzeughersteller (VDIK) e.V. steht für die Zukunft der individuellen Mobilität: Transformation in der Automobilwirtschaft unterstützen, Rahmenbedingungen für die Elektromobilität schaffen und individuelle Mobilität nicht verteuern.

Der VDIK vertritt seit 1952 die Interessen der internationalen Pkw- und Nutzfahrzeug-hersteller in Deutschland, ihm gehören über 40 Marken aus 14 Ländern an. Internationale Hersteller verkaufen hierzulande jährlich rund 1,2 Millionen Pkw. Das entspricht einem Marktanteil von mehr als 40 Prozent. Hinzu kommen rund 120.000 Nutzfahrzeuge. Die internationalen Hersteller sorgen in Deutschland für einen Jahresumsatz von ca. 50 Mrd. Euro und sichern über 100.000 Arbeitsplätze bei den 12.000 angeschlossenen Händlerstützpunkten und Vertriebszentren.

Für unsere neue Hauptstadtrepräsentanz am Gendarmenmarkt suchen wir zum nächst-möglichen Zeitpunkt eine(n) engagierte(n) Persönlichkeit als

Teamassistenz / Veranstaltungsmanager:in / Eventmanager:in (m/w/d)

Vollzeit, unbefristet

• Office- & Teamassistenz
• Sie sind die organisatorische Schaltstelle unserer Hauptstadtrepräsentanz.
• Professionelle Unterstützung der Präsidentin und des Geschäftsführers im operativen Tagesgeschäft
• Selbständige Koordination des gesamten Office- und Terminmanagements
• Strukturierung und Optimierung interner Abläufe sowie Verantwortung für das operative Tagesgeschehen in der Hauptstadtrepräsentanz
• Aktive Rolle beim organisatorischen Aufbau der neuen Hauptstadtrepräsentanz
• Zentrale Ansprechperson für interne und externe Partner
• Erstellung, Pflege und Weiterentwicklung von Kontakt-, Mitglieder- und Bürodatenbanken
• Unterstützung des Teams durch zuverlässige, strukturierte administrative Zuarbeite
• Veranstaltungs-, Gremien- und Projektmanagement
• Sie gestalten zentrale politische und verbandliche Formate organisatorisch mit.
• Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, Sitzungen und politischen Dialogformaten (präsent, hybrid und digital)
• Steuerung des Einladungs-, Teilnehmer- und Informationsmanagements inkl. Versand, Datenpflege und Dokumentation
• Erstellung von Ablauf- und Regieplänen sowie Bereitstellung aller unterstützender Unterlagen
• Koordination externer Dienstleister (Catering, Technik, Ausstattung) sowie Sicherstellung eines reibungslosen Veranstaltungsablaufs
• Budgetkontrolle, Abrechnung und Qualitätsmanagement inkl. Feedback- und Optimierungsprozessen
• Pflege der Veranstaltungsdatenbanken sowie strukturierte Nachbereitung von Formaten
• Unterstützung bei verbandsübergreifenden Projekten in Kommunikation und Verbandsarbeit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium, idealerweise im Bereich Assistenz, Eventmanagement oder Projektorganisation
• Berufserfahrung in Assistenzfunktionen und/oder Veranstaltungsmanagement, vorzugsweise in Verbänden, Agenturen, Unternehmen oder öffentlichen Institutionen
• Praktische Erfahrung in der Planung, Durchführung und Betreuung von Events
• Ausgeprägte Serviceorientierung, Kommunikationsstärke und souveränes Auftreten
• Freude am vernetzten Denken und an der Zusammenarbeit mit politischen, wirtschaftlichen und verbandlichen Stakeholdern
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Tools
• Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen
• Strukturierte, eigenständige Arbeitsweise und ausgeprägtes Organisationsgeschick