Rektoratssekretariat | Rektoratsassistenz (m/w/d)

In der Fachhochschule der Diakonie gemeinnützige GmbH suchen wir für unser Rektorat am Standort Bielefeld-Bethel zum 01.03.2026 eine/n:

Rektoratssekretariat | Rektoratsassistenz (m/w/d)

• Im Sekretariat des Rektorats assistieren Sie verantwortlich der Hochschulleitung in organisatorischen und administrativen Belangen. Sie arbeiten im direkten Kontakt mit dem Rektorat, internen Einrichtungen der Hochschule sowie Partnerinnen und Partnern aus Diakonie und Kirche, Wissenschaft, Politik und Wirtschaft zusammen.
• Allgemeine Büroorganisation und Terminmanagement des Rektors,
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Gremien und Besprechungen (z. B. Rektorat, Senat/Hochschulkonferenz, Professorium, Teams),
• Organisation und Koordination von Veranstaltungen, Dienstreisen und Empfängen,
• Unterstützung des hochschulischen Qualitätsmanagements,
• selbstständige Korrespondenz und Bearbeitung von E-Mails, Schreiben und Anfragen,
• selbstständige Kontaktpflege mit Gesellschaftern und Partnern,
• Aktualisierung von Verzeichnissen und Verwaltung vertraulicher Dokumente,
• Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und Berichten,
• enge Zusammenarbeit mit zentralen Verwaltungseinheiten intern und extern (z. B. Büro für Planung und Organisation, Gesellschafter und Aufsichtsrat der Hochschule, Presse- und Öffentlichkeitsarbeit).

• Eine einschlägige, für Rektoratssekretariat/Rektoratsassistenz qualifizierende Berufsausbildung bzw. Berufserfahrung,
• sehr gute Kenntnisse im Umgang mit Office- und Verwaltungssoftware,
• hervorragende Fertigkeiten in der Kommunikation mit unseren Studierenden, der Hochschulleitung, dem Hochschulteam und den externen Partnern,
• die Bereitschaft zur Weiterentwicklung der eigenen Kompetenzen.
• Werden Sie Teil unserer Gemeinschaft. Wir freuen uns über Ihre christliche Werteorientierung und die Bereitschaft, die diakonische Ausrichtung unserer Arbeit aktiv zu unterstützen.