Administrative Assistant Geschäftsführung (m/w/d) oder Assistenz der Geschäftsführung – Schwerpunkt Administration (m/w/d) (20 Stunden) / adelphi consult GmbH

Administrative Assistant Geschäftsführung / Assistenz der Geschäftsführung – Schwerpunkt Administration (m/w/d)
Berlin (Teilzeit - 20 Stunden) / adelphi consult GmbH

Als führende Politikberatung setzen wir uns ein für einen gerechten transformativen Wandel und eine lebenswerte und zukunftsfähige Gesellschaft. 320 kluge Köpfe arbeiten lokal und global zu Umwelt und Nachhaltigkeit und den Herausforderungen politischer, ökonomischer und gesellschaftlicher Veränderungen. Bei uns erwarten Sie spannende Aufgaben in einem abwechslungsreichen internationalen Umfeld. Bringen Sie Ihre Ideen und Kompetenz in unsere interdisziplinären, internationalen Teams ein und profitieren Sie von vernetztem Arbeiten und Lernen sowie flachen Hierarchien.

TEILZEIT / BERLIN

Dein Wirkungsfeld
In unserem dynamischen Umfeld, geprägt von Märkten in Bewegung und von vielen internen Veränderungsinitiativen, brauchen wir Dich als „Ruhepol“ und kühlen Kopf, der die zahlreichen Meetings und internen Prozesse für uns koordiniert. Die Stelle ist zunächst als 50% Teilzeit angelegt, mit Arbeit an mind. 4 Tagen.

Diversität ist uns wichtig. Für eine nachhaltige Zukunft brauchen wir eine Vielfalt von Erfahrungen, Hintergründen und Perspektiven.

• Professionelle Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft
• Organisation und Koordination von Terminen, Veranstaltungen und Geschäftsreisen
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, inkl. Protokollführung (z. B. wöchentliches Meeting der Geschäftsleitung, oder monatliches „Exchange Forum“)
• Pflege von zentralen Dokumenten und Datenbanken
• Unterstützung bei administrativen Prozessen und interner Kommunikation
• Bearbeitung von Korrespondenz auf Deutsch und Englisch

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mindestens 3-jährige Erfahrung im Assistenz- oder Verwaltungsbereich mit direkter Zuordnung zur Vorstands- oder Geschäftsführungsebene
• Sicheres Auftreten und professionelle Kommunikation auf allen Hierarchieebenen sowie mit externen Stakeholdern
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick und strukturierte, vorausschauende Arbeitsweise; Erfahrung mit digitalen Organisations- und Kollaborations-Tools wie Sharepoint, Teams, Outlook und Co-Pilot.
• Hohe Diskretion und Vertraulichkeit im Umgang mit sensiblen Informationen
• Flexibilität und Resilienz in dynamischen Situationen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Wünschenswert, aber nicht zwingend:
• Erfahrungen im Veranstaltungsmanagement
• Interesse an der Arbeit in einem politiknahen Umfeld
• Grundkenntnisse aktueller Entwicklungen in den Bereichen Nachhaltigkeit, Umwelt- und Klimaschutz oder Bereitschaft, sich in entsprechende Themen einzuarbeiten