Sachbearbeiter*in Verwaltung – Gästebetreuung (m/w/d)

Wir sind ein international anerkanntes Forschungsinstitut und betreiben Grundlagenforschung auf dem Gebiet der Rechtsgeschichte und Rechtstheorie. Wir beschäftigen rund 160 Mitarbeiter*innen am Institut mit Sitz in Frankfurt am Main. Das Institut lädt zudem jedes Jahr Gäste mit und ohne Stipendium zu einem in der Regel 3‑ bis 6‑monatigen Forschungsaufenthalt nach Frankfurt ein.

Zur Unterstützung des Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n

Sachbearbeiter*in Verwaltung – Gästebetreuung (m/w/d)

in Teilzeit zu 50 %.

• Betreuung der Gastwissenschaftler*innen (Onboarding/​Offboarding)
• Termin- und Prozess­koordination für einen reibungslosen Gastaufenthalt
• Ansprechperson für Gäste bei allen Belangen während des Aufenthalts
• Bearbeitung von z. B. Stipendien­schreiben, Mietverträgen
• Zuständigkeit für die elf institutseigenen Gästezimmer
• Dateneingabe und ‑pflege in SAP und Pflege der digitalen Personalakte
• Administrative Korrespondenz, auch in englischer Sprache
• Allgemeine Unterstützung im Personal­bereich

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrungen im Bereich Onboarding/​​Offboarding im Bereich von Gästen wünschenswert
• Routinierter Umgang mit Microsoft Office sowie idealerweise mit SAP HR
• Sehr gute Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Vertrauenswürdigkeit, Verschwiegenheit sowie ein hohes Verantwortungs­bewusstsein
• Teamfähigkeit, organisatorische Stärken und interkulturelle Kompetenzen
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise sowie Service­orientiertheit