Unternehmen
Die Gyn-Praxis Inh. Dr. med. Eckhard Kiefer, Dr. med. Verena Job
Über diese Stelle
Alzey
Admin & Assistance, Assistenz, Betriebsleitung, Geschäftsführungsassistenz, Unternehmensmanagement
Festanstellung
Aufgaben
- Unterstützung der Geschäftsführerin und deren Geschäftsbereich
- Bearbeitung von Korrespondenz, E-Mails und Telefonaten, Ablageführung, Datenbankpflege, Postbearbeitung, Betreuung allg. Mail-Accounts
- Übernahme administrativer Aufgaben, wie Datenverwaltung, Archivierung, Recherchen oder Rechnungsbearbeitung
- Vor- und Nachbereitung von internen Besprechungen, Erstellung von Protokollen
- Organisation von Meetings und Veranstaltungen
- Buchung von Geschäftsreisen, inklusive Spesen- und Reisekostenabrechnung
- Erstellung von PowerPoint-Präsentationen und Excel-Aufstellungen
- Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien und Bestellungen
- Anlaufstelle für externe Lieferanten und Dienstleister
- Mitwirkung bei der internen Kommunikation im Haus
- Nachverfolgung von Fristen
- Betreuung von Gästen der Geschäftsleitung
- Unterstützung der vorbereitenden Buchhaltung
- Personalwesen (Sichtung von Bewerbungen, Organisation von Vorstellunggesprächen, Bearbeitung von Anträgen bei den jeweiligen Institutionen etc.)
Fähigkeiten
- Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation oder entspr. Berufserfahrung
- Erfahrung im Assistenzbereich
- Vorkenntnisse im medizinischen Bereich sind von Vorteil
- Gute kommunikative und organisatorische Fähigkeiten
- Sehr gutes Zeit- und Selbstmanagement
- Lösungsorientierte und strukturierte Arbeitsweise sowie Durchsetzungsfähigkeit
- Teamorientierung sowie hohe Lern- und Einsatzbereitschaft;
- Gute Koordinationsfähigkeiten
- Diskretion, Einsatzbereitschaft, Genauigkeit, Zuverlässigkeit und Loyalität
- Stilsichere Ausdrucksweise in Wort und Schrift (Deutsch und Englisch)
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und sicheres Auftreten
Standort
Adresse
Alzey, Deutschland