Teamassistenz / Office Manager (m/w/d)

Die Vereinigung Bergischer Unternehmerverbände e.V. (VBU ^® ) ist das starke Netzwerk für Unternehmen im Bergischen Land. Seit 125 Jahren setzen wir uns erfolgreich für die Interessen von rund 560 Mitgliedsunternehmen mit 60.000 Beschäftigten ein. Als moderner Unternehmerverband, der 9 selbstständige Arbeitgeber- und Wirtschaftsverbände vereint, bieten wir unseren Mitgliedern umfassende Unterstützung in allen personal- und arbeitsrechtlichen Angelegenheiten.

Gestalten Sie mit uns die Zukunft – als kaufmännischer Sachbearbeiter (m/w/d) Sekretariat .

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte und zuverlässige Persönlichkeit, die unser Team verstärkt. Mit flachen Hierarchien und einem engagierten Team von 28 Mitarbeitenden gestalten wir die Zukunft aktiv mit. Wenn Sie gern den Überblick behalten, eine Leidenschaft für Organisation und Kommunikation haben und sich in einem dynamischen Umfeld wohlfühlen, dann sind Sie bei uns genau richtig!

• Assistenz: Proaktive und zuver­lässige Unter­stützung der Geschäfts­führung und dem Assistenz-Team zur reibungs­losen Organi­sation von administra­tiven und organisa­torischen Abläufen.
• Office-Management: Eigen­verantwort­liche Korres­pondenz per Telefon, Brief und E-Mail sowie Daten­bank­pflege und elektro­nischen Archivierung. Erstellung von Präsen­tationen, Proto­kollen und weiteren Unterlagen.
• Veranstaltungs­management: Umfassende Planung und Organi­sation von Seminaren und Veran­staltungen, von der Konzeption bis zur erfolg­reichen Durch­führung, in allen gängigen Formaten (Präsenz, online und hybrid)
• Content-Management: Über­nahme der redaktio­nellen Pflege und Koordi­nation unserer Online-Inhalte – von der Veröffent­lichung auf Social-Media-Kanälen bis zur Aktuali­sierung unserer Website. Die inhalt­liche Zuarbeit erfolgt dabei durch interne Fach­experten.
• Netzwerkarbeit: Pflege von Kontakten zu Mitglieds­unter­nehmen, Vertretern und Partnern.
• Medien Impulse: Identi­fikation zukunfts­weisender Trends in der digitalen Kommuni­kation und deren Integration in die Verbands­arbeit – unter souveränem Einsatz moderner KI-Tools zur Optimierung der Abläufe.

• Erfolgreich abge­schlossene kauf­männische Berufs­ausbildung, z. B. als Industrie­kauffrau / Industrie­kaufmann (m/w/d), Kauffrau / Kaufmann für Büro­management (m/w/d) oder Rechtsanwalts­fach­angestellte (m/w/d) oder eine vergleich­bare Quali­fikation
• Mehrjährige Berufs­erfahrung in einer vergleich­baren Assistenz- oder Office-Management-Position
• Erfahrung im Bereich Veranstaltungs­management und im Umgang mit Social Media (ins­besondere LinkedIn) sind von Vorteil
• Fundierter Umgang mit M365 und ein gutes Gespür für digitale Tools
• Sichere mündliche und schrift­liche Ausdrucks­fähigkeit sowie eine gute Kommunikations­stärke
• Ausgeprägtes Organisations­talent durch eigen­verantwort­liche und struk­turierte Arbeits­weise sowie ein gutes Selbst- und Zeit­management
• Interesse daran, in einem kleinen Team Verant­wortung zu über­nehmen und Prozesse mit­zugestalten
• Offenes und kontakt­freudiges Auftreten mit Freude am Teamwork & Netzwerken