Mitarbeiter/in (m/w/d) im Vorzimmer der Generaldirektorin Generaldirektion Kulturelles Erbe RLP

In der Generaldirektion Kulturelles Erbe Rheinland-Pfalz (GDKE)
ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Position
einer Mitarbeiterin / eines Mitarbeiters (m/w/d)
im Vorzimmer der Generaldirektorin
in Teilzeit mit 75 Prozent der durchschnittlichen Wochenarbeitszeit eines Vollbeschäftigten befristet für die
Dauer von zwei Jahren zu besetzen. Dienstort ist Mainz. Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe E 6 TV-L.
Die Generaldirektion Kulturelles Erbe Rheinland-Pfalz (GDKE) ist eine moderne und bürgernahe
Kultureinrichtung des Landes, die als obere Landesbehörde unmittelbar dem Ministerium des Innern und für
Sport nachgeordnet ist. Sie vereint die Direktionen Landesmuseum Mainz, Rheinisches Landesmuseum Trier,
Landesmuseum Koblenz, Landesdenkmalpflege, Landesarchäologie und die Direktion Burgen, Schlösser,
Altertümer (B.S.A.) sowie Stabsstellen für zentrale Verwaltungs-, Marketing- und Bauaufgaben unter einem
Dach.

• Als Mitarbeiter/in (m/w/d) im Vorzimmer der Direktionsleitung nehmen Sie insbesondere die folgenden- Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost, einschl. Versand, Digitalisierung sowie Verwaltung von elektronischen Funktionspostfächern, einschl. der Bearbeitung von Anfragen und ihrer dienststelleninternen Weiterleitung
• Terminabstimmung und Führung des Terminkalenders
• Führung der Wiedervorlage und Registratur, einschl. der analogen und digitalen Ablage
• direktions- und stabsstellenübergreifende Erfassung und Weiterleitung von Anfragen des Innenministeriums, z.B. Große und Kleine Anfragen, Statistiken
• Assistenz bei der Koordination direktions- und stabsstellenübergreifender Projekte
• Sicherstellung des wechselseitigen Informationsaustauschs mit den Direktionen und Stabsstellen
• zentrale Registratur der Kooperationen
• Telefonzentrale sowie Empfang und Bewirtung von Gästen
• Planung der Aufträge für die/den Fahrer/in der Dienststellenleitung
• zentrale Schnittstellenfunktion zur Technischen Leitung Mainz für die Hausverwaltung des Gebäudekomplexes Erthaler Hof, u.a. Annahme, Weiterleitung und Nachverfolgung von Schadensmeldungen
• zentrale/r Ansprechpartner/in für externe Dienstleister (Hausdienst, Reinigung) im Dienstgebäude Erthaler Hof sowie Organisation von Sonderreinigungen (Glasreinigung, Nachbereitung von Veranstaltungen) oder Auf- und Abbau von Veranstaltungen in Zusammenarbeit mit der Technischen Leitung Mainz
• Erstellung von Schriftstücken nach Vorgabe
• Pflege und Fortschreibung der Adressverteiler
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Besprechungen und Pressekonferenzen (inkl. Bewirtung) sowie Mitarbeit bei der Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen am Standort Mainz
• gelegentliches Führen von Besprechungsprotokollen
• gelegentlich Internetrecherchen
• Abwesenheitsvertretung des Vorzimmers der Direktionsleitung Landesdenkmalpflege

• Für diese Aufgaben erwarten wir folgende Qualifikationen:- abgeschlossene Berufsausbildung in einem Sekretariatsberuf oder vergleichbare Kenntnisse und Erfahrungen
• einschlägige mehrjährige Berufserfahrung
• ausgeprägtes Organisationsvermögen und selbständiges Arbeiten
• versierter Umgang mit MS-Office (Word, Excel, Outlook) und der einschlägigen Bürokommunikationstechnik
• gutes sprachliches und schriftliches Ausdrucksvermögen
• kompetentes, freundliches und serviceorientiertes Auftreten
• hohe Belastbarkeit und Zuverlässigkeit
• Konfliktfähigkeit und Teamfähigkeit
• Fremdsprachenkenntnisse in Englisch sind wünschenswert
• flexible Einsatzfähigkeit auch an Wochenenden und Abenden im Rahmen der Betreuung von VeranstaltungenAnforderungen an den Bewerber: Grundkenntnisse: Protokollieren
• Erweiterte Kenntnisse: Korrespondenz, Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Terminplanung, -überwachung, Büro- und Verwaltungsarbeiten