Über diese Stelle

Düsseldorf

Admin & Assistance, Assistenz

Festanstellung

Teilweise Remote Work

Aufgaben

Unterstützung der Projektleitung als Backoffice in allen Bereichen der Projektabwicklung
Organisation der Baustellenversorgung und Hausanschlüsse in Zusammenarbeit mit den Versorgern, von Ansprache über Vertragsabschluss bis hin zur Nachverfolgung der Umsetzungstermine
Aufbereitung und Nachverfolgung der Auflagen aus Genehmigungen, Erstellung und Versand diverser geforderter Unterlagen, wie z. B. Baubeginnsanzeige etc.
Abschluss von Verträgen und Organisation von Terminen mit Sachverständigen, Gutachtern usw. sowie Nachverfolgung der Mangelfreimeldungen
Koordination diverser Vertragsfristen im Bauablauf, Unterstützung bei Abnahmen mit Behörden und Nachunternehmern und Nachverfolgung der Mangelabarbeitung gem. VOB
Administrative Unterstützung, wie z. B. Pflege der Projektbeteiligtenliste, Korrespondenz mit Versorgern, Ämtern sowie weitere projektbezogene Korrespondenz
Organisation und Kontrolle der internen Dokumentation des Projekts inkl. der Revisionsunterlagen und Unterstützung im Rahmen der Due Diligence von Joint-Venture-Transaktionen

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, gern mit immobilienwirtschaftlichem Hintergrund (Bürokaufmann, Immobilienkaufmann (m/w/d) o. ä.)
Berufserfahrung als Projekt- / Teamassistenz, Erfahrung in einem Bauunternehmen, einem Planungsbüro oder einem Architekturbüro von großem Vorteil
Verantwortungsvolle und professionelle Arbeitsweise im Team
Hohe Eigeninitiative und ausgeprägtes Verständnis für Zusammenhänge, das proaktives Handeln ermöglicht
Versierter Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen
Erfahrung im Umgang mit einem ERP-System (Oracle NetSuite) von Vorteil
Souveränes und professionelles Auftreten im Umgang mit verschiedenen Ansprechpartnern
Kommunikations- und Durchsetzungsstärke
Ergebnisorientierte und strukturierte Arbeitsweise

Adresse

40474 Düsseldorf, Deutschland