Assistenz für Nachwuchsprogramme, Veranstaltungsmanagement und Team (m/w/d)

Im Rahmen der Exzellenzstrategie von Bund und Ländern wird an der Ludwig-Maximilians-Universität (LMU) München das interdisziplinäre Exzellenzcluster Munich Center for Quantum Science and Technology (MCQST) gefördert, das Wissenschaftler aus den Bereichen Physik, Mathematik, Informatik, Chemie und Electrical Engineering zusammenbringt, um die Grundlagen der Quantenwissenschaften und Anwendungen der Quantentechnologien zu erforschen.

• Koordination von Nachwuchsprogrammen:
• Begleitung von Ausschreibungen für Promotions- und Postdoktorandenprogramme (z. B. Erstellung, Veröffentlichung, Betreuung der Online-Systeme)
• Bewerbermanagement (Kommunikation, Terminierung, Dokumentation)
• Organisation und Unterstützung von Auswahlverfahren und Gremienarbeit
• Allgemeine Betreuung und Unterstützung der Teilnehmenden
• Veranstaltungsmanagement:
• Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen für Promovierende und Postdocs (z. B. Retreats, Workshops)
• Unterstützung bei größeren wissenschaftlichen Veranstaltungen des Clusters (z. B. Konferenzen, Symposien)
• Kommunikation mit Gästen, Referenten und Dienstleistern
• Abwicklung von Reise- und Bewirtungskostenabrechnungen
• Teamassistenz:
• Allgemeine administrative Unterstützung der Geschäftsstelle
• Terminkoordination und Protokollführung
• Pflege von Datenbanken, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
• Unterstützung bei der internen Kommunikation und Verwaltung.

• Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich Verwaltung, Bürokommunikation, Veranstaltungsorganisation oder eine vergleichbare Qualifikation (z. B. Verwaltungsfachangestellter,, Verwaltungsfachangestellte, Kaufleute für Büromanagement)
• Alternativ erfolgreich abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor (FH) in einem passenden Bereich (z. B. Bildungs- oder Eventmanagement)
• Idealerweise Erfahrung im Hochschul- oder Wissenschaftsumfeld
• Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit und Freude an Teamarbeit
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise sowie Kommunikationsstärke
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrungen mit Verwaltungs- oder Bewerbungstools von Vorteil.