Office- und Projektassistenz mit Kontaktverantwortung (w/m/d)

Der Verein für Zahnhygiene e. V. mit Sitz in Darmstadt engagiert sich seit 1957 gemeinnützig für die Förderung der Mundgesundheit in Deutschland.Wir versorgen bundesweit über 20.000 soziale, öffentliche und pädagogische Einrichtungen mit Aufklärungs- und Übungsmaterialien.Unser Ziel ist es, Gesundheitsförderung niedrigschwellig, praxisnah und generationenübergreifend umzusetzen.
Zur Verstärkung unseres Teams in Darmstadt suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Persönlichkeit (w/m/d) zur Unterstützung unserer Geschäftsstelle.

• Ihre AufgabenAllgemeine Büroorganisation:
• Sie übernehmen administrative Aufgaben und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag – von der Telefon- und E-Mail-Kommunikation bis zur Ablage.
• Kundenservice & Kommunikation:
• Sie stehen in engem Kontakt mit unseren Partner*innen – insbesondere sozialen Einrichtungen und Arbeitskreisen zur Zahngesundheit – und pflegen eine professionelle, herzliche und sehr freundliche Kommunikation.Sie bearbeiten Anfragen, unterstützen bei Bestellungen und organisieren die Versandabwicklung zuverlässig und serviceorientiert.Projektarbeit & Eigenverantwortung:Sie unterstützen bei der Organisation und Umsetzung von Projekten und Versandaktionen und übernehmen eigenständig Projekte – von der Planung bis zur Durchführung.
• Kaufmännische und organisatorische Assistenz:
• Sie unterstützen die Geschäftsstellenleitung bei kaufmännischen Aufgaben, betreuen eigene Projekte und pflegen zuverlässig unsere Datenbanken und Ablagesysteme.
• Mitgestaltung beim Ausbau unserer Aufklärungsarbeit
• Ein Teil Ihrer Aufgabe ist es, neue Einsatzbereiche für unsere Materialien und Programme zu erschließen – insbesondere dort, wo der Zugang zu Mundgesundheit bislang erschwert ist, etwa in Pflegeeinrichtungen oder Einrichtungen der stationären Jugendhilfe, wie Kinderheime oder betreute Wohngruppen. Sie nehmen aktiv Kontakt zu Einrichtungen auf, stellen unser gemeinnütziges Angebot vor und begleiten die Einführung auch vor Ort. Dabei bauen Sie tragfähige, vertrauensvolle Beziehungen auf und dokumentieren Ihre Aktivitäten sorgfältig.So tragen Sie dazu bei, dass unsere Aufklärungsarbeit noch mehr Menschen erreicht, die besonders davon profitieren.

• Ihr Profil- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Kommunikationsstärke, Serviceorientierung und Teamgeist
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Outlook, Excel) und digitalen Tools
• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Offenheit für gemeinnützige Themen und soziale Zielgruppen
• Erfahrung im Non-Profit- oder sozialen Bereich ist ein Plus, aber kein Muss
• gelegentliche ReisebereitschaftAnforderungen an den Bewerber: Erweiterte Kenntnisse: Büroorganisation, Büromanagement, Vertrieb, Büro- und Verwaltungsarbeiten, Kundendienst