Sachbearbeiter/in – Organisation & Digitalisierung (m/w/d)

Stellenbeschreibung: Die DROBS am Standort Iserlohn sucht eine/n
Sachbearbeiter/in – Organisation & Digitalisierung (m/w/d)Vielseitigkeit mit SinnDu suchst eine Aufgabe, die Verantwortung bietet, abwechslungsreich ist und nie langweilig wird? Dann bist Du bei uns genau richtig!

• Als Sachbearbeiter/in Organisation & Digitalisierung treibst Du die Weiterentwicklung unserer digitalen Zusammenarbeit (M365/SharePoint/DMS) voran und verantwortest zudem Website, sowie einen Social-Media-Anteil (CMS). Du strukturierst Verwaltungsabläufe (Prozess- & Fristenmanagement, Vorlagen, Raum- & Materialorganisation). Den Arbeitsschutz organisierst Du inkl. Unterweisungen; den Datenschutz koordinierst Du in Abstimmung mit der*dem DSB. Dabei hast Du viel Raum für eigenverantwortliches Arbeiten und kannst Deine organisatorischen und kreativen Fähigkeiten voll einbringen.- Vorantreiben der Digitalisierung: Strukturen & Rechte pflegen (M365/SharePoint/DMS), Vorlagen/Workflows vereinfachen, Schulungen fürs Team durchführen. Bei neuer Software die technische Einführung gemeinsam mit unserem externen IT-Dienstleister abstimmen (Tests, Einrichtung, Rollout).
• Website & CMS verantworten und einen Social-Media-Anteil übernehmen (Beiträge planen, posten, aktualisieren).
• IT-Unterstützung im Alltag: kleine Störungen aufnehmen/lösen, Nutzerzugänge & Geräte/Lizenzen verwalten; Abstimmung mit externer IT.
• Verwaltungsabläufe strukturieren: Prozesse & Fristen steuern, Vorlagen pflegen, Meetings und Mitgliederversammlungen vorbereiten/protokollieren, Räume & Material organisieren.
• Arbeitsschutz organisieren und Unterweisungen durchführen; Termine/Prüfungen planen, Nachweise pflegen.
• Datenschutz organisatorisch umsetzen (in Abstimmung mit der*dem DSB und der GF): Unterlagen aktuell halten, Fristen/Nachweise nachhalten, Infos/Schulungen organisieren.
• Unterstützung im Rechnungswesen: Rechnungen erstellen/versenden, Zahlungseingänge prüfen, Mahnläufe vorbereiten, Belege/Listen für Buchhaltung & Abschluss aufbereiten, Buchhaltung einer kleinen Organisationseinheit.
• Allgemeine Verwaltung & Organisation: Telefonzentrale, Terminorganisation, Posteingang/-ausgang, Versicherungsfälle und Miet-/Objektangelegenheiten bearbeiten, Fuhrparkmanagement (aktuell 1 Dienstwagen), Formular- & Verzeichnisverwaltung/Vertragsregister, Bestellungen von Büromaterial, Porto, Getränken, etc.; Zuarbeiten für HR/Zuwendungen (z. B. Unterlagen für Verwendungsnachweise, einfache Controlling-Listen).

• Das bringst Du mit:Wenn Du 70% hiervon mitbringst und Lust hast, den Rest bei uns zu lernen: bewirb Dich gern!- Zwingend erforderlich: Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen/verwaltungsnahen oder IT-bezogenen Bereich (z.B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Digitalisierungsmanagement/IT-Systemmanagement, Verwaltungsfachangestellte*r) oder mind. gleichwertig anerkannte Qualifikation.
• IT-Affinität und sicher im Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint) und Office-Anwendungen; idealerweise erste Erfahrungen in SharePoint, Datenmanagementsystemen, sowie im Contentmanagement (z.B. WordPress) – Lust auf Weiterentwicklung.
• Bereitschaft, Unterweisungen und Schulungen durchzuführen.
• Planungs- und Organisationsgeschick, Freude an vielfältigen Aufgaben und sauberer Dokumentation.
• Zuverlässig, verbindlich, verantwortungsbewusst; hohes Maß an Vertraulichkeit.
• Sehr gute Deutschkenntnisse und Ausdrucksweise in Wort und Schrift.
• Nice to have: Kenntnisse Adobe-Anwendungen (Express/InDesign/Photoshop), AIDA-Orga-Erfahrung, Führerschein B.