Verwaltungsmitarbeiter/-in (m/w/d) (Sekretär/in (Weiterbildung))

Zur Unterstützung des vhs-Serviceteams
sucht unsere Volkshochschule Mittleres Taubertal e. V. baldmöglichst,
spätestens zum 30.09.2025, eine/n
Verwaltungsmitarbeitende/n (w/m/d)
(Sekretariat / Kursbetreuung)

• Sie beraten unsere Teilnehmer/innen bei der Auswahl aus unserem umfangreichen Kursangebot.
• Von der Anmeldung über die termingerechte Durchführung bis hin zum Kursabschluss und Statistiken sorgen Sie für einen zuverlässigen Ablauf und für die Einhaltung der Qualitätsmerkmale unserer Veranstaltungen.
• In fachübergreifenden Projekten wirken Sie mit an der Gestaltung und Durchführung neuer Kursangebote.
• Für die umfangreiche organisatorische Betreuung der Kurse sind Sie auch abends und am Wochenende im Einsatz.
• Sie unterstützen die Organisation von Gesprächen und Treffen mit Kursträgern, Kooperationspartnern und Kursleitenden, nehmen daran teil und führen Protokoll.
• Sie beantragen nach Vorgabe Fördermittel und Fahrtkosten sowie rechnen diese selbstständig gegenüber den Empfängern und den verschiedenen Mittelgebern ab.
• Sie koordinieren Einstufungstests und Beratungsveranstaltungen für unsere Teilnehmer/innen und wirken bei deren Durchführung mit.
• Sie führen die hausinterne Dozentenbibliothek und sind für die Ausgabe und das Leihwesen der Kursbücher und Unterrichtsmaterialien verantwortlich.
• Durch Ihre Zuverlässigkeit im Anmeldewesen und bei der Kursabrechnung leisten Sie eine wichtige Zuarbeit zur Finanzbuchhaltung
• Sie arbeiten aktiv im Qualitätsentwicklungsprozess und im Datenschutz gemäß EU-DSGVO mit.

• Wir erwarten:- Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau /-mann oder in der öffentlichen Verwaltung
• Muttersprachliche Kenntnisse Deutsch bzw. Sprachkenntnisse auf C1-Niveau in der deutschen Sprache
• sprachliche Sicherheit in Rechtschreibung und Stil sowohl im mündlichen als auch schriftlichen Ausdruck in der deutschen Sprache
• Gute Englischkenntnisse
• Fähigkeit zur selbstständigen und eigenverantwortlichen Arbeit
• Analytische und problemorientierte Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit Zahlen und Berechnungen
• Sicherer Umgang mit den MS-Office-Programmen (Word, Excel. PowerPoint, Outlook Exchange und Internet)
• Überdurchschnittliche Befähigung zur Abfassung von Texten im Rahmen von Protokoll- bzw. Schriftführungen, d. h. schnelle Auffassungsgabe, gutes Hörvermögen, sicherer, klarer Formulierungsstil, schnelle Schreibfähigkeit auf PC-Tastaturen
• Interesse an einer eigenverantwortlichen Tätigkeit
• Fortbildungsbereitschaft
• Sicheres Auftreten, Sozialkompetenz und Teamfähigkeit
• Bereitschaft zur Wechselschicht (vormittags 9-13 Uhr bzw. nachmittags 15-19 Uhr)
• Belastbarkeit und Flexibilität (Nachmittag-/Abend-/Wochenenddienste)
• Anforderungen an den Bewerber
• Grundkenntnisse: Kosten- und Leistungsrechnung, Lohn- und Gehaltsbuchhaltung, -abrechnung, Personalverwaltung, Personalwesen, Marketing, Kalkulation, Reisekostenabrechnung, Spesenabrechnung, Personalplanung, DTP-Anwendung Publisher (MS Office), Projektplanungssoftware MS Project (MS Office), Spracherkennungssoftware, Notizprogramm OneNote (MS Office), Verwaltungsrecht, Drittmittelmanagement, Buchführung, Buchhaltung, Kassenwesen (öffentliche Verwaltung), Haushaltsrecht, Kommunalrecht, Steuerrecht, Controlling, Leistungsfälle bearbeiten
• Erweiterte Kenntnisse: Präsentationsunterlagen erstellen, Einkauf, Beschaffung, Berichtswesen, Information, Besprechungsvorbereitung, -organisation, Büroorganisation, Büromanagement, Zahlungsverkehr, Abrechnung
• Expertenkenntnisse: Korrekturlesen, Datenübernahme, Datenaufbereitung, Kundenberatung, -betreuung, Postbearbeitung, Protokollieren, Auftragsannahme, -bearbeitung, Büro- und Verwaltungsarbeiten, Büromaterialverwaltung, Korrespondenz, Kunden-, Besucherempfang, Präsentationsprogramm PowerPoint (MS Office), Ausweis-, Pass- und Meldewesen, Ablage, Registratur
• Zwingend erforderlich: E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office