Office Manager & Personal Assistant in Teilzeit bei UNDPLUS GmbH Berlin

Ab sofort suchen wir eine/n Personal Assistant & Officemanager*in in Berlin.

UNDPLUS ist ein Berliner Unternehmen an der Schnittstelle von Kreativität, Design und Strategie . Wir entwickeln Markenarchitektur, Brandexperience und Erlebnisse, die bleiben .
Zur Verstärkung suchen wir eine:n Personal Assistant & Office Manager (m/w/d) , der:die Struktur liebt , den Überblick behält und unsere Arbeitsweise mitgestaltet .

• DEINE ROLLE:
• Du bist die Verbindung zwischen Geschäftsführung, Team und externen Partner:innen – und sorgst dafür, dass unser Berliner HQ reibungslos funktioniert.
• ## Aufgaben
• // Vorbereitung von Unterlagen: Präsentationen, Briefings, Reports und Protokolle liegen bei dir in besten Händen.
• // Kommunikationsschnittstelle: Du sorgst dafür, dass die richtigen Informationen zur richtigen Zeit an die richtigen Personen gelangen.
• // Office-Organisation: Du bist erste Anlaufstelle für Kolleg:innen, Bewerber:innen und Gäste, gestaltest unseren Büroalltag, sorgst für ein schönes Büro und steuerst externe Dienstleister.
• // Events & Teamkultur: Du planst und organisierst Team- und Company-Events und sorgst für eine spürbare Office-Experience.
• // HR-Support: Du bereitest Verträge vor, begleitest On-/Offboardings, pflegst Mitarbeiterdaten und unterstützt bei HR-Prozessen.
• // Vorbereitende Buchhaltung: Du koordinierst Rechnungen, übernimmst Beleg- und Fristenmanagement und stimmst dich eng mit der Steuerberatung ab.
• // IT- & Tooling-Koordination: Du kümmerst dich um Lizenzen, Accounts und User-Lifecycle sowie um Hardware-Inventar und Reparaturen.
• // Special Projects & Strategie: Du arbeitest an Sonderprojekten rund um Strukturen, Prozesse und Strategie, unterstützt mit Analysen, Recherchen und Entscheidungsvorlagen und begleitest die Einführung neuer Tools, Workflows und Initiativen wie Employer Branding oder Innovation.
• // Reise- und Organisations-Koordination: Du priorisierst Termine, hältst Deadlines im Blick und kümmerst dich um reibungslose Abläufe.

• // Mehrjährige Erfahrung als Personal Assistant oder im Office Management
• // Ausgeprägtes Organisationstalent, Diskretion und sicherer Blick für Prioritäten
• // Proaktive, eigenverantwortliche Arbeitsweise und ein freundliches, souveränes Auftreten
• // Sicherer Umgang mit digitalen Tools und Projektmanagement-Software
• // Sehr gutes Deutsch und gutes Englisch in Wort und Schrift