Mitarbeiter*in im Büromanagement (50 %)

Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel trägt durch Forschung, Lehre und Wissenstransfer zur Lösung der großen Herausforderungen unserer Zeit auf den Gebieten Gesundheit, Umwelt und Kultur im Wandel, Ernährung und Energie bei. So sichert sie den Frieden und erhält die Lebensgrundlage zukünftiger Generationen.

Am Institut für Ökosystemforschung der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als

Mitarbeiter*in im Büromanagement (50 %)

unbefristet zu besetzen. Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt 50 % einer Vollbeschäftigung (zurzeit 19,35 Stunden). Das Entgelt richtet sich bei Vorliegen der tariflichen Voraussetzungen nach Entgeltgruppe 6 TV-L.

Wir möchten eine Position neu besetzen, bei welcher vielfältige Tätigkeiten aus administrativen, technischen, wissenschaftlichen und studentischen Bereichen zusammenkommen. Die Kernaufgaben liegen in der Organisation und Koordination der Geschäfte des Instituts für Ökosystemforschung mit seinen derzeit drei Professuren. Die Tätigkeiten umfassen administrative Aufgaben in der gesamten Breite des Instituts, mit einem Schwerpunkt im Finanzmanagement, sowie Belange des Lehrbetriebes und des beteiligten Labors, sowie Interaktionen mit Projektleiter*innen und Projektträgern.

• Finanzielles Projektmanagement/Sachbearbeitung von Landeshaushalten und Drittmittelprojekten (selbstständige Verwaltung von Haushaltsmitteln u. a. mit MachWebSoftware)
• Allgemeine Sekretariatsverwaltung und administrative Aufgaben einschließlich Schriftverkehr in deutscher und englischer Sprache
• Bestell- und Rechnungswesen
• Bearbeitung von Dienstreiseangelegenheiten
• Bearbeitung der Hilfskraftverträge / Vorbereitung von Einstellungsanträgen für Tarifbeschäftigte
• Mitarbeit bei der Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen der beteiligten Professuren sowie bei der organisatorischen Vorbereitung von Sitzungen, Gastbesuchen und Tagungen

• Eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten, Kauffrau*mann für Büromanagement oder eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltenden Berufsfeld oder ein erster berufsqualifizierender Abschluss und mindestens dreijährige nachgewiesene Berufserfahrung in einer Bürotätigkeit oder eine mindestens dreijährige nachgewiesene Erfahrung in einem Sekretariat der CAU
• Sehr gute Kenntnisse im Rechnungswesen und in buchhalterischen Tätigkeiten
• Sehr gute PC-Kenntnisse (gängige MS Office-Anwendungen) und Bereitschaft zum Umgang mit universitätsinternen Datensystemen und Softwareanwendungen
• Bereitschaft zum selbstständigen und eigenverantwortlichen Arbeiten, Teamarbeit
• Gute schriftliche und mündliche Kenntnisse der englischen Sprache (mind. B2 gemäß Europäischem Referenzrahmen – nachgewiesen mit Zeugnis Mittlerer Reife oder Zertifikaten anerkannter Einrichtungen wie TOEFL oder vergleichbar)
• Sehr gute schriftliche und mündliche Kenntnisse der deutschen Sprache (d. h. C2 gemäß Europäischem Referenzrahmen – nachgewiesen durch mehrjährigen Schulbesuch in deutscher Sprache und vergleichbar)
• Wünschenswert:
• Berufserfahrungen im Bereich Sekretariat / Assistenz oder Verwaltungserfahrungen, insbesondere im Hochschulbereich und in der Drittmittelsachbearbeitung, sind von Vorteil