Mitarbeiter für die Verwaltung (w/m/d) für die Abteilung Allgemeine Verwaltung

Mitarbeit für die Verwaltung (w/m/d)

für die Abteilung Allgemeine Verwaltung

Staatliches Hochbauamt Heidelberg

Bewerbungsschluss: 26.10.2025

Bis Entgeltgruppe 6

Vollzeit und Teilzeit (50 % befristet)

Das Staatliche Hochbauamt Heidelberg betreut vielfältige Bauprojekte im Auftrag des Bundes – in Baden-Württemberg und auch im Ausland. Eingebunden in den leistungsstarken Bundesbau Baden-Württemberg mit rund 780 Mitarbeitenden realisieren wir zivile und militärische Baumaßnahmen. Wir arbeiten in interdisziplinären Teams aus jungen und erfahrenen Baufachleuten aller Sparten, als Bauherrenvertretung und großes Generalplanungsbüro.

• Unterstützung bei Personal- und Organisationsangelegenheiten, Materialmanagement und Bestellwesen
• Abrechnungssachbearbeitung (Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung)
• Buchhalterische Begleitung von Maßnahmen im Bauhaushalt mittels SAP-gestütztem Buchhaltungsprogramm
• Erfassung von Zahlungsbelegen (E-Rechnung)
• Mittelbewirtschaftung, Budgetierung und Mittelbindungen
• Kreditorenverwaltung
• Überwachung von Geldeingängen im HKR-Verfahren
• Administration von Videokonferenzen
• Poststelle / Zentralregistratur / Aktenverwaltung, Bearbeitung und Betreuung des elektronischen Dokumentensystems
• Botendienste, Telefonzentrale, Empfangs-Zugangskontrolle
• Der Aufgabenzuschnitt kann je nach Aus- und Vorbildung und organisatorischen Änderungen variieren

• Abgeschlossene Ausbildung in einem Verwaltungsberuf (z. B. Verwaltungsfachangestellte, Angestelltenlehrgang I) / bei Beamten der Laufbahn des mittleren Verwaltungsdienstes
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS Office Anwendungen (Outlook, Word, Excel) und erste Kenntnisse in SAP und/oder einer Buchhaltungssoftware, E-Akte des Landes, bzw. die Bereitschaft, sich in die Programme einzuarbeiten
• Mehrjährige Berufserfahrung in den genannten Aufgabengebieten oder hochmotivierte Berufsanfänger/-in
• Teamfähigkeit und Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit anderen Fachdisziplinen
• Aufgeschlossenheit gegenüber den spezifischen Verfahren in einer Bauverwaltung, sowie Bereitschaft zum digitalen und eigenverantwortlichen Arbeiten
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Bereitschaft zu einer Sicherheitsüberprüfung nach Landessicherheitsüberprüfungsgesetz