Mitarbeiter*in im Vorzimmer des Bürgermeisters (m/w/d)

Sie suchen ein abwechslungsreiches Aufgabenfeld und haben Lust,

die Gemeindeverwaltung aktiv mitzugestalten?

Perfekt! Denn wir benötigen zum 01.01.2026 befristet für 2 Jahre eine*n

Mitarbeiter*in im Vorzimmer des Bürgermeisters (m/w/d)

(Entgeltgruppe EG 6 TVöD)

in Vollzeit mit 39 Wochenstunden.

Im Büro des Bürgermeisters arbeiten zwei Beschäftigte, die den täglichen Ablauf zuverlässig organisieren. Aufgrund der unmittelbaren Nähe zur Verwaltungsleitung ist das Vertrauensverhältnis hier besonders wichtig.

• Enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit
• Entlastung und Unterstützung von administrativen und organisatorischen verwaltungsinternen Angelegenheiten
• Eigenverantwortliche Abwicklung von alltäglichen administrativen Aufgaben
• Digitale Ablage sämtlicher Informationen und Kommunikation
• Verantwortung für z. B. die Entgegennahme und ggf. das Weiterleiten von telefonischen Anfragen, Kalenderführung, Terminplanung, Terminkoordination und Wiedervorlagen
• Bearbeiten der eingehenden und ausgehenden Post sowie die Materialverwaltung
• Sicherstellung des Informationsflusses über alle Hierarchieebenen
• Planung und Organisation von Dienstreisen, Sitzungen und Besprechungen
• Erledigung weiterer administrativer Aufgaben wie z. B. die Rechnungsbearbeitung
• Vorbereitung von Vorgängen (Zusammenstellung erforderlicher Unterlagen, Erstellen von Grafiken und Präsentationen) nach Vorgabe
• Erledigung von Sonderaufgaben des Bürgermeisters

• #### Der Weg zu unserem Team:
• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten
• Alternativ eine Berufsausbildung als Rechtsanwaltsfachangestellter oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit mind. einer einjährigen Berufserfahrung im Bereich Empfang Assistenz oder Sekretariat
• Grundvoraussetzung: Freude am Umgang mit Menschen - idealerweise motivierter, kommunikativer Teamplayer (m/w/d) mit eigenverantwortlicher, selbstständiger Arbeitsweise
• Idealerweise verfügen Sie über Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung
• Sehr gute EDV-Kenntnisse in den Standard-Office-Anwendungen
• Überdurchschnittliches Organisationsgeschick und gute Auffassungsaufgabe
• Ein gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen
• Absolut vertrauliche Umgang mit Daten
• Kenntnisse der Datenschutzgrundlagen von Vorteil