Kaufmännische Team-Assistenz (m/w/d)

Wir stellen ein! Kaufmännische Team-Assistenz für Technikabteilung (m/w/d) in Vollzeit mit Homeoffice-Option

Wir suchen zum nächstmöglichen Termin für unsere Technikabteilung eine

Kaufmännische Team-Assistenz (m/w/d)
in Vollzeit mit Homeoffice-Option

• Als Mitarbeiter:in unserer Abteilung Technik unterstützen Sie bei der laufenden Instandhaltung und Modernisierung bis auf Projektebene unserer Bestandsgebäude.
• Ausfertigung von schriftlichen Handwerkeraufträgen, Wartungs- und Dienstleistungsverträgen, die einen technischen Bezug haben sowie den zugehörigen Schriftwechsel
• Einpflegen und Prüfung von eingehenden Rechnungen in das ERP System als vorlaufende Zuarbeit für die technischen Teamkollegen
• Organisation von Vergabeverhandlungen incl. Protokollführung
• Ausfertigung von Verträgen für größere Maßnahmen gem. Vorgaben der technischen Teamkollegen
• Bereitstellung von Kostenkontrollen unter Einbeziehung von Nachträgen bzw. Mehr- und Minderkosten
• Vorbereitung von Statistiken und Auswertungen aus dem ERP System
• Zuarbeit zur jährlichen Budgetplanung Technik gem. Vorgaben der technischen Kollegen
• Mitaufbau einer digitalen Ordnungs- bzw. Ablagestruktur
• Verantwortung für das Dokumentenmanagement der Technikabteilung, incl. Ablage, Wiedervorlage und Pflege
• Organisieren von Konferenzen bzw. Besprechungen und Erstellung der dazugehörigen Protokolle
• Zuarbeit zur Überwachung des Gewährleistungsmanagements im Zusammenhang mit Abnahme-Protokollen, Mängellisten und Gewährleistungsfristen
• Die ausgeschriebene Stelle ist darüber hinaus ein wichtiges Bindeglied zu den übrigen Abteilungen des Unternehmens wie der Betriebswirtschaft und der Vermietung.

• Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit mehrjähriger Erfahrung in einem Wohnungsbau-, Bauträger-, Handwerks- oder Immobilienunternehmen oder eine andere vergleichbare Qualifikation.
• Sie verfügen über Organisationsgeschick und haben eine lösungsorientierte sowie strukturierte Herangehensweise.
• Der Umgang mit MS-Office ist für Sie Alltag, insbesondere Outlook, Excel und Word. Erfahrung in der Anwendung eines CAFM-Systems und IT-Affinität wären von Vorteil.
• Sie sprechen fließend Deutsch (C1-Niveau).
• Wichtig ist Ihnen Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und ein ergebnisorientierter Arbeitsstil in Verbindung mit hoher Service- und Dienstleistungsorientierung.
• Eine positive Ausstrahlung und souveränes professionelles Auftreten im Umgang mit Kunden, Auftragnehmern sowie Kollegen erleichtert die Kommunikation und ermöglicht die Prozesse zu optimieren und das Team aktiv zu entlasten.
• Suchen Sie einen abwechslungsreichen und interessanten Arbeitsplatz in netter Teamatmosphäre bei kurzen Entscheidungswegen, offener Kommunikation und einem fairen Miteinander? Haben sie Freude in Ihrem Tätigkeitsbereich eigenverantwortlich zu arbeiten und begeistern sich an einer abwechslungsreichen Herausforderung in einem dynamischen Umfeld?