Teamassistenz (m/w/d)

Die personalisten GmbH ist der regionale Experte für die Personalvermittlung von Fach- und Führungskräften. Wir unterstützen namhafte Unternehmen bei der Suche nach qualifiziertem Personal. Individuell und zielgenau. So schaffen wir beste Voraussetzungen für eine hohe Passgenauigkeit - auf beiden Seiten. Als inhabergeführtes und zukunftsorientiertes Unternehmen stehen wir für eine langfristige und faire Zusammenarbeit mit unseren zufriedenen Kunden, Kandidaten und Mitarbeitern. Von kununu.de als "Bester Arbeitgeber Düsseldorfs" ausgezeichnet, möchten wir unsere Bewerber und Kandidaten auch mit anderen "Besten Arbeitgebern" der Region zusammenbringen.

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Unser Kunde ist eine international agierende Beteiligungsgesellschaft, die seit über 20 Jahren erfolgreich in mittelständische Unternehmen in Europa investiert. Der Fokus liegt auf der langfristigen Zusammenarbeit mit Geschäftsführungen und Eigentümern, um nachhaltiges Wachstum zu ermöglichen. Am Düsseldorfer Standort arbeitet ein kleines, familiäres Team in einem wertschätzenden Miteinander – eingebettet in eine stabile, internationale Struktur.

Nun suchen wir Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt und in unbefristeter Direkteinstellung.

• In dieser Position übernehmen Sie sämtliche administrativen Aufgaben im Tagesgeschäft. Dazu gehören unter anderem die Terminplanung und -koordination, die Nachverfolgung sowie die Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost.
• Auch die Organisation von Geschäftsreisen liegt in Ihrer Hand. Sie kümmern sich um Buchungen, die zeitliche Planung sowie um die Reisekostenabrechnung.
• Die Abrechnung von Kreditkarten fällt ebenfalls in Ihren Zuständigkeitsbereich.
• Besucher empfangen und betreuen Sie professionell und mit einem freundlichen Auftreten.
• Darüber hinaus sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag, unter anderem durch die Verwaltung von Büromaterialien und die Abwicklung des Bestellwesens.
• Die schriftliche und telefonische Korrespondenz führen Sie sicher und professionell – sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch.
• Bei der Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings und internen Veranstaltungen zeigen Sie ein gutes Gespür für Details, Abläufe und Timing.
• Zudem begleiten Sie eigenständig das Recruiting von Praktikantinnen und Praktikanten: Sie erstellen Stellenanzeigen, übernehmen die Vorauswahl der Bewerbungen und führen erste Gespräche im Auswahlprozess.

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation, bspw. Berufserfahrung als Office Management, in der Teamassistenz oder im Hotelfach (m/w/d).
• Vorkenntnisse im Bereich Private Equity, Investment oder Finanzwesen sind für diese Position nicht erforderlich. Viel wichtiger ist Ihre Freude daran, Abläufe zu strukturieren und ein Team im Tagesgeschäft verlässlich zu unterstützen.
• Ein ausgeprägtes Organisationstalent, eine strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise sowie ein gutes Gespür für Prioritäten zeichnen Sie aus. Ihre Arbeitsweise ist geprägt von einem hohen Maß an Organisationstalent, Eigeninitiative und Pragmatismus.
• In stressigen und herausfordernden Momenten verlieren Sie weder den Kopf noch den Humor und behalten stets den Blick für das Wesentliche.
• Ihr Auftreten ist freundlich, verbindlich und serviceorientiert.
• Der sichere Umgang mit MS Office gehört für Sie zum Arbeitsalltag dazu. Zudem sprechen Sie fließend Deutsch und Englisch.
• Auch persönlich passen Sie gut in das Team, wenn Sie Begeisterungsfähigkeit, Bodenständigkeit und eine Portion Humor mitbringen.