Direktionsassistent:in (m/w/d) in unserem Regionalinstitut GIGA Institut für Afrika-Studien (IAA)

Das German Institute for Global and Area Studies (GIGA) / Leibniz-Institut für Globale und Regionale Studien ist ein unabhängiges, sozialwissenschaftliches Forschungsinstitut mit Sitz in Hamburg. Es analysiert politische, ökonomische und soziale Entwicklungen in Afrika, Asien, Lateinamerika und Nahost und verknüpft dieses Wissen mit Fragen von globaler Bedeutung. Es verbindet regionenspezifische Analysen mit innovativer vergleichender Forschung zu politischer Verantwortlichkeit und Partizipation, Frieden und Sicherheit, Globalisierung und Entwicklung sowie zu globalen Ordnungen und Außenpolitiken. Das GIGA bietet zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Position als

Direktionsassistent:in (m/w/d)

in unserem Regionalinstitut GIGA Institut für Afrika-Studien (IAA ). Der oder die Kandidat:in ist gleichzeitig Teammitglied im Konferenzmanagement-Team des GIGA. Es handelt sich um eine unbefristete Stelle in Teilzeit (50 %), Entgeltgruppe 8 TV-AVH (vergleichbar TVöD-VKA).

• Direktionsassistenz für das Regionalinstitut IAA
• Verantwortung für das IAA-Büromanagement
• Beantwortung der an das Institut gerichteten Anfragen in deutscher und englischer Sprache
• Bewerbungsmanagement für das Regionalinstitut IAA und ggf. auch für andere Arbeitsbereiche des GIGA
• Betreuung der Bewerbungsverfahren für Praktikumsplätze sowie Vertragsmanagement und Zeugniserstellung für die IAA-Praktikant:innen
• Koordination der Arbeitsplätze, Arbeitsräume und IT-Ausstattung für Gäste, Praktikant:innen und feste Teammitglieder
• Bearbeitung und Buchung von Inlands- und Auslandsreisen inkl. Reisekostenbearbeitung für die Direktion des IAA
• Vorbereitung der Gastaufenthalte ausländischer Wissenschaftler:innen
• Organisation und Begleitung von Konferenzen, Workshops und hybriden Veranstaltungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z.B. Ausbildung als Fremdsprachensekretär:in, oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
• Fundierte Kenntnisse in allen Microsoft-Office-Anwendungen
• Kenntnisse und Interesse im Bereich digitaler und hybrider Veranstaltungs- und Besprechungsformate
• Sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse (Arbeitssprachen im GIGA sind Deutsch und Englisch); weitere für Afrika relevante Sprachkenntnisse (z.B. Französisch) sind von Vorteil
• Hoher Grad an Zuverlässigkeit sowie ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit