Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) in der Büro- und Sachbearbeitung

Als „Die Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft“ schafft und vermittelt das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Wissen für Gesellschaft und Umwelt. Ziel ist es, zu den globalen Herausforderungen maßgebliche Beiträge in den Feldern Energie, Mobilität und Information zu leisten. Daran arbeiten am KIT rund 10.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf einer breiten disziplinären Basis in Forschung, Lehre und Innovation zusammen.

Wir suchen für die Dienstleistungseinheit Projektträger Karlsruhe (PTKA) ab sofort befristet auf 3 Jahre eine/einen

Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) in der Büro- und Sachbearbeitung

• Sie unterstützen die Abteilungs­leitung in der Projekt­träger­schaft "Zukunft der Wertschöpfung – Forschung zu Produktion, Dienstleistung und Arbeit" an zentralen Stellen des Verwaltungs­verfahrens. Insbesondere gehören die folgenden unter­stützenden Aufgaben zu Ihrem Tätig­keits­spektrum:
• Erstberatung von Interessenten und Antrag­stellern über Förder­programme
• Administration des Eingangs von Skizzen und Neuanträgen
• Finale Gegen­kontrolle der sachlichen Richtig­keit der Entwürfe
• Erfassen von Auflagen oder Sperren im Projekt­informations­system des Bundes "profi" und Archivierung des Zuwendungs­bescheids
• Qualitäts- und Schluss­kontrolle der zur Versendung bereiten Bescheide; ggf. Einleitung von Korrektur­maßnahmen
• Überwachung des Berichts- und Nachweis­eingangs
• Durchführung verschiedener Aufgaben des Office Managements, wie z. B. Bearbeitung des Postein- und -ausgangs und Telefon­beratung
• Erste Anlaufstelle für Besucher, Beschaffungs­wesen, Abwesenheiten etc.
• Mitwirkung bei Aufgaben im Rahmen der nach ISO 9001 zertifizierten Kernprozesse der Projekt­förderungen des PTKA

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Berufs­erfahrung in der öffentlichen Förderung und dem damit verbundenen Verwaltungs­wesen.
• Wir erwarten von Ihnen ein hohes Prozess- und Dienst­leistungs­verständnis sowie eine eigen­ständige Arbeits­weise.
• In der Anwendung der MS Office Produkte sind Sie ebenso versiert wie im Umgang mit Daten­banken.
• Sie haben Erfahrungen im Projekt­management und zeichnen sich durch eine freundliches, integres sowie loyales Verhalten aus.
• Sie verfügen über sehr gute Deutsch- sowie gute Englisch­kenntnisse in Wort und Schrift.