Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) im zentralen Sekretariat des PTKA

Als „Die Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft“ schafft und vermittelt das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Wissen für Gesellschaft und Umwelt. Ziel ist es, zu den globalen Herausforderungen maßgebliche Beiträge in den Feldern Energie, Mobilität und Information zu leisten. Daran arbeiten am KIT rund 10.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf einer breiten disziplinären Basis in Forschung, Lehre und Innovation zusammen.

Wir suchen für die Dienstleistungseinheit Projektträger Karlsruhe (PTKA) ab sofort befristet auf 3 Jahre eine/einen

Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) im zentralen Sekretariat des PTKA

Das zentrale Sekretariat des Projektträgers Karlsruhe (PTKA) dient als Hauptzugang zu den Dienstleistungen des PTKA. Es bündelt generelle Anfragen, die telefonisch, schriftlich oder elektronisch eintreffen und stellt den zentralen Eingang von Besuchern und Kunden des PTKA dar.

• Sie stellen den ersten Anlaufpunkt für Interessierte dar und übernehmen die Bearbeitung des zentralen Posteingangs inkl. dessen Erfassung und Verteilung.
• Im Bedarfsfall unterstützen Sie die Administration beim Eingang von Skizzen und Neuanträgen bis hin zur Erstellung der finalen Fassung der Zuwendungs­bescheide nach Abschluss des Bewilligungs­prozesses von Anträgen.
• Sie arbeiten nahtlos mit dem Vorzimmer der PTKA-Leitung zusammen.
• Im Rahmen eines PTKA-internen Entwicklungsprojekts arbeiten Sie an der schritt­weisen Entwicklung von Prozessen und deren Beschreibung (u. a. als Prozess­beschreibung, Arbeits­anweisungen, Form­blätter) mit, welche auch Eingang in das Qualitäts­management­system des PTKA finden sollen.
• Insbesondere wirken Sie im Entwicklungs­projekt "elektronische Vorhaben­akte" mit, was Tätigkeiten wie die Digitalisierung des zentralen Posteingangs und die Pflege von Datei­ablage­systemen einschließt.
• Abgerundet wird Ihr Tätigkeits­feld durch die Übernahme allgemeiner Sekretariats­aufgaben wie den Betrieb des zentralen Abwesenheits­kalenders, die Erfassung von Dienst­reisen oder die Unterstützung im Bereich des Veranstaltungs­managements.

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Berufs­erfahrung in den Bereichen Büro­sach­bearbeitung und Prozess­optimierung.
• Aufgrund der Diversität an Aufgaben und der damit verbundenen unvermeidlichen täglichen Heraus­forderungen sind fundierte Erfahrungen im Office Management, insbesondere im Vorlagen­management erforderlich.
• Des Weiteren erwarten wir von Ihnen einen sicheren Umgang mit Datenbanken sowie Erfahrungen im Projekt­management.
• Sie sind belastbar, zuverlässig und ausgeglichen.
• Neben einem hohen Dienstleistungs­verständnis bringen Sie sehr gute Deutsch- und Englisch­kenntnisse in Wort und Schrift sowie ein integres, loyales und freundliches Auftreten mit.