Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) Bereich Kommunikation, Terminplanung und Empfang

ELFLEIN - The Driving Force in Logistics

Mit unserem starken Team gestalten wir durch die Entwicklung und Realisierung von passgenauen und nachhaltigen Transport- und Logistikkonzepten die Zukunft der nationalen und internationalen Märkte. Dabei vereinbaren wir umfassendes Know-how, höchste Qualität sowie Innovationskraft mit konsequenter Kundenfokussierung. Unser Handeln richten wir stets anhand unserer Überzeugungen aus – wir agieren mutig, leidenschaftlich und lösungsorientiert und bleiben dabei jederzeit offen und menschlich. Werden Sie Teil der treibenden Kraft und sorgen gemeinsam mit uns dafür, die Welt in Bewegung zu halten.

• Verlässliche Termin- und Fristenkoordination für den geschäftsführenden Gesellschafter
• Empfang und Betreuung von Gästen und Geschäftspartnern am Standort in professionellem Rahmen während der Geschäftszeiten (Mo–Fr, 8–17 Uhr)
• Übernahme der Telefonkoordination für den geschäftsführenden Gesellschafter
• Bearbeitung des zentralen E-Mail-Eingangs sowie der Ein- und Ausgangspost
• Dokumentation und Protokollierung von Meetings und Besprechungen
• Unterstützung bei der geschäftlichen Korrespondenz sowie Erstellung von Präsentationen und Entscheidungsvorlagen
• Planung und Organisation von Dienstreisen, einschließlich Hotelbuchungen, Transfers und Rahmenprogrammen
• Beschaffung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien am Standort Bamberg
• Weiterentwicklung der internen Kommunikation in Abstimmung mit dem Marketing
• Eigenverantwortliche Umsetzung interner Kommunikationsaufgaben (z. B. Ein-/Austritte, Jubiläen)
• Erstellung und Pflege interner Kommunikationsmittel und -vorlagen
• Projektbezogene Unterstützung im Marketing, z. B. bei der Auswahl von Kundengeschenken
• Eigenständige Planung, Durchführung und Nachbereitung von internen Veranstaltungen sowie Unterstützung bei externen Veranstaltungen, wie z. B. Fachmessen
• Koordination der Bedarfsermittlung, Bestellung, Ausgabe und Rücknahme von Dienstkleidung in enger Zusammenarbeit mit den Fachbereichen und externen Dienstleistern für ca. 1000 Mitarbeitende im gewerblichen Bereich

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung in der Büroorganisation
• Einschlägige Berufserfahrung in einer koordinierenden und unterstützenden Rolle auf Leitungsebene, idealerweise in einem mittelständischen und inhabergeführten Unternehmen
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie gängigen Kommunikationskanälen und Kollaborationstools (Outlook-Mail/-Kalender, MS Teams, Sharepoint)
• Erfahrung und Eigeninitiative bei der Optimierung und Automatisierung von Prozessen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse von Vorteil
• Strukturierte, eigenverantwortliche und verlässliche Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch
• Kommunikationsstärke mit Fingerspitzengefühl im direkten Umfeld der Geschäftsführung
• Flexibilität und Souveränität im Umgang mit wechselnden Anforderungen und Situationen
• Ausgeprägte Diskretion und Serviceorientierung sowie Freude an bereichsübergreifender Zusammenarbeit
• Freundliches, wertschätzendes Auftreten mit positiver Ausstrahlung und natürlicher Verbindlichkeit