Sekretär/in für das Büro des Bürgermeisters (m/w/d)

In der Verwaltung der Gemeinde Herbsleben ist ab dem 01.06.2025 folgende unbefristete Stelle mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 30 Stunden zu besetzen:
Sekretär/in für das Büro des Bürgermeisters (m/w/d)

• Allgemeine Aufgaben des Bürgermeisterbüros:
• Bearbeitung der schriftlichen, elektronischen und telefonischen Korrespondenz
• Organisation und Vorbereitung der Termine des Bürgermeisters
• Allgemeine Büro- und Sekretariatsaufgaben:
• Empfang und Vermittlung im Besucher- und Publikumsverkehr
• Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs
• Telefondienst und Terminorganisation
• Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien
• Geschäftsstelle des Gemeinderats und der Ausschüsse:
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen
• Sitzungsdienst zu den Gemeinderatssitzungen
• Protokollerstellungen und Beschlussausfertigungen
• Abrechnung von Sitzungsgeldern und Aufwandsentschädigungen
• Betreuung des Ratsinformationssystems der Gemeinde Herbsleben
• Öffentlichkeitsarbeit:
• Ausfertigung amtlicher Bekanntmachungen
• Redaktion des Amtsblattes „Unstrut-Kurier“
• Vorbereiten von Ehrungen, Jubiläen und Glückwünschen
• Mitbetreuung des Webauftritts der Gemeinde Herbsleben
• Vermietung kommunaler Einrichtungen
• Vorbereitung und Abschluss von Mietverträgen
• Übergabe und Rücknahme der Mietsache
• Die Übertragung weiterer Aufgaben bleibt vorbehalten.

• Anforderungsprofil:- abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement (m/w/d), Verwaltungsfachangestellte/r (m/w/d) oder vergleichbare Ausbildung
• sicherer Umgang mit moderner Bürokommunikation, Standard- und Anwendersoftware
• Kenntnisse zu bürowirtschaftlichen Abläufen
• sehr gute Ausdrucksweise in Wort und Schrift
• Kommunikationsfähigkeit, Organisationsgeschick und Flexibilität
• aufgeschlossenes und freundliches Auftreten
• Verantwortungsbewusstsein und eine gewissenhafte sowie selbständige Arbeitsweise
• Bereitschaft, an den Sitzungstagen am Abend zu arbeitenAnforderungen an den Bewerber: Erweiterte Kenntnisse: Öffentlichkeitsarbeit, Public Relations, Besprechungsvorbereitung, -organisation, E-Mail-Programm Outlook (MS Office)
• Zwingend erforderlich: Terminplanung, -überwachung, Büro- und Verwaltungsarbeiten, Postbearbeitung, Protokollieren, Büromaterialverwaltung, Büroorganisation, Büromanagement, Textverarbeitung Word (MS Office)