Geschäftsstellenassistenz (w/m/d) der KIT-Zentren "Energie" und "Klima & Umwelt"

Als „Die Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft“ schafft und vermittelt das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Wissen für Gesellschaft und Umwelt. Ziel ist es, zu den globalen Herausforderungen maßgebliche Beiträge in den Feldern Energie, Mobilität und Information zu leisten. Daran arbeiten am KIT rund 10.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf einer breiten disziplinären Basis in Forschung, Lehre und Innovation zusammen.

Wir suchen für das KIT-Zentrum Energie, KIT-Zentrum Klima und Umwelt zum nächstmöglichen Zeitpunkt befristet bis Juni 2029 im Rahmen einer Personalratsvertretung eine

Geschäftsstellenassistenz (w/m/d)

der KIT-Zentren "Energie" und "Klima & Umwelt"

• Sie unterstützen die Geschäfts­führungen der KIT-Zentren "Energie" und "Klima und Umwelt" in administrativen Belangen. Sie wirken maßgeblich bei der Koordinierung der Aufgaben für die Geschäfts­führungen und deren Termin- und Reise­management mit. Sie bereiten Konferenzen und Veranstaltungen in enger Zusammen­arbeit mit den Geschäfts­führungen und unter Verknüpfung vielfältiger interner und externer Partner vor und erledigen die notwendige Vor- und Nach­bereitung. Ferner arbeiten Sie im Finanz­controlling mit. Im Rahmen der Öffentlich­keits­arbeit und Außen­darstellung unter­stützen Sie bei der Entwicklung von Kommunikations­konzepten und deren Umsetzung mit externen Partnern. Darüber hinaus sind Sie in der Lage, mit internen und externen Ansprech­personen sowohl in deutscher als auch in englischer Sprache zu kommunizieren.

• eine abgeschlossene kaufmännische Aus­bildung zum/zur Europasekretär/in oder Wirtschafts­assistent/in oder eine vergleich­bare Aus­bildung und idealer­weise mehr­jähriger Berufs­erfahrung im Sekretariats­bereich. Darüber hinaus sind Sie sicher im Umgang mit MS Office-Programmen (Outlook, Word, Excel). Sie kommunizieren stil­sicher in deutscher und englischer Sprache. Weiterhin überzeugen Sie durch Organisations­talent, mit einem freundlichen und verbindlichen Auftreten sowie einer ausgeprägten Kunden- und Service­orientierung. Eine selbst­ständige und strukturierte Arbeits­weise runden Ihr Profil ab. Idealer­weise haben Sie auch bereits fundierte Kenntnisse des KIT und der KIT-Zentren.