Kaufmännische:n Sachbearbeiter:in (m/w/d/x) im Bereich Gebäudemanagement

Die Stiftung Berliner Philharmoniker trägt die Aktivitäten der Berliner Philharmoniker und der Philharmonie Berlin als landesunmittelbare rechtsfähige Stiftung des öffentlichen Rechts. Sie zeichnet sich pro Saison für etwa 600 Veranstaltungen verantwortlich. Die Berliner Philharmoniker bestreiten davon etwa 100 Konzerte, darüber hinaus gibt das Orchester pro Saison etwa 30 Konzerte im In- und Ausland. Die Stiftung Berliner Philharmoniker veranstaltet zusätzlich etwa 40 eigene Konzerte. Dazu gehören neben den Symphoniekonzerten programmatisch vielseitige Konzertreihen von Kammermusik, Lunchkonzerten über Kinder- und Familienkonzerte bis Jazz und World Musik. In den beiden Konzertsälen der Philharmonie Berlin sind jährlich über eine Million Konzertbesucher:innen zu Gast.
Die Abteilung Gebäudemanagement ist für die Steuerung, Regelung und Überwachung von technischen Anlagen in der Philharmonie und im Kammermusiksaal verantwortlich. Aufgabe des Gebäudemanagements ist es, sämtliche bauliche Planungen, Instandsetzungen und Wartungen zu begleiten. Die Abteilung Gebäudemanagement stellt in erster Linie sicher, dass der Spielbetrieb reibungslos und ohne technische Störungen abläuft.

Die Stiftung Berliner Philharmoniker sucht zum 1. Februar 2026 eine:n

Kaufmännische:n Sachbearbeiter:in (m/w/d/x) im Bereich Gebäudemanagement

• Organisation der allgemeinen Büroprozesse der Abteilung in enger Abstimmung mit der Leitung
• Planung und Koordination interner und externer Termine
• Einholung von Angeboten und Durchführung von Ausschreibungen, Leistungsabgleich, Unterstützung bei Vergabeprozessen
• Verwaltung von Miet- und Dienstleistungsverträgen sowie Überwachung von Vertragsfristen, Verlängerungen und Kündigungen
• Koordination von Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen unter Berücksichtigung der Abläufe des Spielbetriebs und der Raumbuchungen
• Ansprechperson für Lieferant:innen, Dienstleister:innen sowie Beschäftigte; Bearbeitung von Anliegen, Beschwerden und Anfragen
• Koordination aller Reinigungsdienstleistungen an allen Standorten
• Organisation interner Transporte, Umzüge und Entsorgungen
• Koordination der Möbelbestellungen und der Raumausstattung
• Bestellung von Desinfektions-, Reinigungs-, WC- und Hygieneartikeln sowie von Verbrauchsmaterialien wie Druckerrollen, Schlüsselringen, Bändern, Masken etc.
• Verwaltung der Schließanlagen und Parkkarten
• Vorbereitende Buchhaltung: Erstellung und Prüfung von Rechnungen, Vorkontierung, Erstellen von Aufträgen
• Organisation der Zutrittsregelung für Dienstleister:innen inklusive Firmeneinweisung und Unterweisung am Empfang
• Zusammenarbeit mit der Versicherungsabteilung bei Mobiliar- und Inventarschäden
• Daten- und Dokumentenmanagement: Pflege von Stammdaten und Aktenführung
• Erstellung und Strukturierung von Texten für internen und externen Schriftverkehr
• Vertretung der Poststelle bei Abwesenheit (z. B. Urlaub oder Krankheit)
• Mitarbeit bei Sonderprojekten (z. B. Tag der offenen Tür)

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kaufleute für Büromanagement, Einzelhandelskaufleute, Industriekaufleute, kaufmännische Assistenz (Betriebswirtschaft) oder Fachwirt:in im Facility-Management (infrastrukturell/kaufmännisch)
• Alternativ vergleichbare Qualifikation mit relevanter Berufserfahrung im administrativen oder infrastrukturellen Bereich
• Sie bringen mit:
• Gute Fachkenntnisse im Bereich Einkauf und Beschaffung sowie in der Betreuung von Lieferant:innen
• Grundkenntnisse im Vertragsmanagement
• Gute Fachkenntnisse im Bereich Service- und Objektmanagement
• Gute Fachkenntnisse im Bereich Büroorganisation und -planung im technischen Umfeld
• Grundkenntnisse im Bereich vorbereitende Buchhaltung
• Gute Microsoft 365 Kenntnisse (Excel, Word, Outlook, Teams)
• Anwenderkenntnisse in EVIS von Vorteil
• Grundlegende Englischkenntnisse sind wünschenswert
• Interesse an digitalen Tools und modernen Arbeitsweisen
• Außerdem freuen wir uns über:
• Sorgfältige, eigenverantwortliche und termingetreue Arbeitsweise
• Konstruktiver und wertschätzender Kommunikations- und Arbeitsstil
• Teamorientierung und Sozialkompetenz – insbesondere im Schnittstellenmanagement
• Kontaktfreude und serviceorientiertes Handeln
• Bereitschaft, Aufgaben flexibel und praktisch umzusetzen
• Diversitätskompetenz, migrationsgesellschaftliche Kompetenz und Sozialkompetenz oder die Bereitschaft, sich in diesen Bereichen kontinuierlich weiter zu qualifizieren