Team‑Assistenz (m/w/d) – Backoffice & Auftragsabwicklung

Die ABNTR4x4 verkauft Neufahrzeuge des INEOS Grenadier und realisiert hochwertige Umbauten (u. a. Fahrwerke, Felgen, Seilwinden, Hubdächer, Portalachsen), sowie Zubehör wie Dachzelte und Dachträger. Unser Basecamp ist Werkstatt, Ausstellungsfläche und Herzstück der Organisation. Wir sind ein motiviertes Team mit Hands‑on‑Mentalität: viel Freude an der Sache – und noch mehr Arbeit. Bei uns zählen Verlässlichkeit, Qualität und Loyalität.

• Backoffice & Kommunikation: Zentrale Mailbox, Telefonzentrale, Posteingang/-ausgang; freundliche, verbindliche Kundenkommunikation.
• Angebote & Aufträge: Erstellung von Angeboten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen; Pflege von Stammdaten (Kunden, Fahrzeuge, Projekte) im System; Nachverfolgung offener Vorgänge.
• Einkauf & Disposition: Verfügbarkeit von Teilen prüfen, Bestellungen auslösen, Liefertermine überwachen; enge Abstimmung mit Werkstatt und Vertrieb.
• Werkstattplanung: Einplanung von Umbau‑Slots, Check‑in/Check‑out der Fahrzeuge, Dokumentation der Arbeiten, Auftragsmappen & Übergaben.
• Fahrzeugverkauf unterstützen: Unterlagen vorbereiten (Zulassung/HU/Versicherung nach Vorgabe), Fahrzeug‑Handover koordinieren, Probefahrten terminieren.
• After‑Sales: Kundenreklamationen und Garantieanfragen strukturiert abwickeln.
• Dokumente & Vorlagen: Saubere Schriftsätze, Prozess‑Checklisten und Vorlagen pflegen; Ordnung im digitalen Ablagesystem sicherstellen.
• Events/Trainings (gelegentlich, ggf. auch an Wochenenden und Feiertagen): Bei Bedarf Organisation & Support für Trainings, Touren und Kundenevents.
• Wichtig: Du arbeitest motiviert & eigenständig – E‑Mails, Anschreiben und Dokumente formulierst du sicher ohne Hilfsmittel und hältst Deadlines ein.

• Dein Profil- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kaufmann/-frau für Büromanagement, Automobilkaufmann/-frau, Industrie-/Groß‑ und Außenhandelsmanagement, Speditionskaufmann/-frau) oder vergleichbare Praxis.
• Mind. 2 Jahre Berufserfahrung im Automobilumfeld (z. B. Backoffice, Werkstattannahme, Service/Disposition, Autohaus, Fahrzeuglogistik) – du kennst Abläufe, Dokumente und kannst Prozesse verbessern.
• Sehr gute schriftliche Ausdrucksfähigkeit; englische Sprachkenntnisse erwünscht.
• IT‑Routine in Office‑Tools (Outlook, Word, Excel); schnelle Einarbeitung in neue Systeme.
• Organisationstalent: Priorisieren, strukturiert arbeiten, mitdenken, nachfassen.
• Hands‑on‑Mentalität: pragmatisch, belastbar, lösungsorientiert – du packst an, statt Probleme zu parken.
• Diskretion & Loyalität sind für dich selbstverständlich; du möchtest langfristig mit uns wachsen.
• Ausgeprägte Offroad‑Affinität/‑Mentalität – du hast ein Gefühl für Fahrzeuge, Technik und die Anforderungen abseits der Straße.Anforderungen an den Bewerber: Erweiterte Kenntnisse: Postbearbeitung, Kundenangebote erstellen, Reklamationsbearbeitung, Terminplanung, -überwachung, Auftragsannahme, -bearbeitung, Telefondienst