Leitung (m/w/d) des Geschäftszimmers

Die Johannes Gutenberg-Universität Mainz (JGU) gehört zu den großen Universitäten in Deutschland. In der Wissenschaftsregion Rhein-Main entfaltet sie ihre Leistungsstärke, Innovationskraft und Dynamik. Als Volluniversität ermöglicht die JGU ein Fachgrenzen überschreitendes Lehren und Lernen und eröffnet großes Potenzial für international renommierte, interdisziplinäre Forschung. Fast all ihre Einrichtungen vereint die JGU auf einem innenstadtnahen Campus – ein Ort lebendiger akademischer Kultur für Forschende, Lehrende und Studierende aus allen Kontinenten.

Leitung (m/w/d) des Geschäftszimmers

Das Dezernat Bau- und Liegenschaftsmanagement (BLM) sucht eine engagierte und motivierte Leitung des Geschäftszimmers. Zu den Abteilungen des BLM gehören:

Technisches Liegenschaftsmanagement (TLM)
Kaufmännisches Liegenschaftsmanagement (KLM)
Planung und Baumanagement (PBM)
Infrastrukturelles Liegenschaftsmanagement (ILM)
Dienststelle Arbeits-, Brand-, Umweltschutz und Sicherheit (DABUS)

• Leitung und Strukturierung des Sekretariates BLM
• Allgemeine Vorzimmertätigkeit für den Dezernenten und die Abteilungsleitungen TLM, KLM und PBM sowie Verwaltungstätigkeiten für das gesamte Dezernat, bspw.:
• Terminkoordination
• Empfang und Betreuung von Besucher*innen
• Rechnungsbearbeitung und Beschaffung von Verbrauchsmaterialien
• Pflege und Weiterentwicklung der Website des Dezernates
• Datenbestandspflege v. a. im IDM, Geschäftsverteilungsplan, Telefonregister und in Organigrammen
• Personalsachbearbeitung wie bspw.
• Administration der Auswahl- und Einstellungsprozesse
• Ansprechpartner*in innerhalb des Dezernats für das Zeiterfassungsprogramm
• Bearbeitung von Krankmeldungen
• Verwaltung des Fuhrparks und Einteilung der Fahrzeuge

• vorzugsweise abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich (idealerweise Verwaltungsfachangestellte*r) oder alternativ gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
• sehr gute Deutschkenntnisse, v. a. sichere Beherrschung der deutschen Orthographie und Grammatik
• sehr gute Kenntnisse EDV-Kenntnisse, insbesondere MS Office
• Vertrautheit mit den in einem Sekretariat anfallenden Tätigkeiten
• Kenntnisse über den Aufbau und Strukturen von Websites sowie in WordPress bzw. Bereitschaft, sich entsprechend einzuarbeiten
• gute Kenntnisse über Strukturen, Geschäftsverteilung und Zuständigkeiten innerhalb der Abteilungen Technik bzw. Immobilien als auch innerhalb der JGU wünschenswert
• Führungskompetenz – idealerweise auch erste Führungserfahrungen
• freundliches und offenes Auftreten sowie Freude am Umgang mit Menschen
• sehr gute kommunikative Fähigkeiten
• Teamfähigkeit, Flexibilität sowie die Bereitschaft, sich in neue Sachverhalte einzuarbeiten
• Stressresistenz sowie Fähigkeit zur Selbstorganisation