Zwei Schreib- und Verwaltungskräfte

Gemeinsam erbringen wir in 26 verschiedenen Fachbereichen, Ämtern und Betrieben unsere Dienstleistungen. So vielfältig die Aufgaben für unsere Stadt sind, so vielfältig sind die Berufsbilder.

Bei uns arbeiten neben Beschäftigten in den klassischen Verwaltungsberufen auch Feuerwehrleute, Ingenieur*innen, Techniker*innen, Sozialpädagog*innen, Jurist*innen, Restaurantfachleute, Altenpfleger*innen, Gärtner*innen – um nur einige von über 170 Berufen zu nennen. In über 30 Berufen bilden wir aus.

WIR SUCHEN EINE*N

Zwei Schreib- und Verwaltungskräfte

für den Einsatz im Sachgebiet 50.04 (Recht) für den Fachbereich 50.

Ein wesentlicher Bestandteil der Aufgaben ist das Schreiben von Schriftsätzen nach Diktat.

• Unterstützung der Sachgebietsleitung im Rahmen allgemeiner Verwaltungsaufgaben
• Anfertigen von Reinschriften nach Diktat oder handschriftlicher Vorlagen, insbesondere von umfangreichen gerichtlichen Schriftsätzen und Hausmitteilungen, sowie selbstständiges Abfassen einfacher Schreiben und Erstellen von Tabellen
• Bearbeitung der Postein- und ausgänge und Postversand über das elektronische Behördenpostfach
• Erfassung und Pflege der (digitalen) Akten, Erledigung von Kopierarbeiten und Terminüberwachung von Wiedervorlagen und Sicherstellung der telefonischen Erreichbarkeit
• Überprüfung von Kostennoten von Rechtsanwälten und Gerichtsvollziehern
• Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen für die Mitarbeiter*innen des Sachgebietes
• Erstellen von Dienstbesprechungs- und Gesprächsprotokollen
• Erstellen von PowerPoint-Präsentationen und Excel-Tabellen

• Weit überdurchschnittliche Kenntnisse in der Rechtschreibung und Grammatik sowie die Fähigkeit, Schriftsätze schnell, aber gleichzeitig sorgfältig zu erstellen, sind hierfür zwingend erforderlich. Die Bewerber*innen sollten zudem über Erfahrungen und Kenntnisse in der Verwaltung verfügen und in der Gestaltung der Arbeitszeit flexibel sein, so dass nach Absprache auch die Funktionszeiten bis 16.00 Uhr im Sachgebiet vom Team insgesamt abgedeckt werden.
• Ihr Profil und Ihre Kompetenzen
• eine dreijährige, abgeschlossene Berufsausbildung zur*zum Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte*n, Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation oder Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement/Büroorganisation
• Darüber hinaus verfügen Sie über folgende Fähigkeiten und Kompetenzen:
• sehr gute Deutschkenntnisse und eine sichere Anwendung der Regeln zur Interpunktion und Grammatik
• Gender- und Diversitykompetenz
• Bereitsschaft, sich neue Anwendungen (E-Akte) und Fachprogramme (elektronisches Behördenpostfach) kurzfristig anzueignen
• Verlässlichkeit
• die Fähigkeit zu strukturiertem Arbeiten