Teamassistenz / Office Manager (m/w/d)

Die Vereinigung Bergischer Unternehmerverbände e.V. - VBU® ist eine Dienstleistungsorganisation, in der zehn selbständige Arbeitgeber- und Wirtschaftsverbände Mitglied sind. Zusammen sind dies rund 600 Unternehmen mit 70.000 Arbeitnehmern. Diese Verbände vertreten ihr Unternehmen teilweise regional, teilweise aber auch bundesweit.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit:

Referent Öffentlichkeitsarbeit und Kommunikation (m/w/d)

• Proaktive und zuverlässige Unterstützung der Geschäftsführung und dem Assistenz-Team zur reibungslosen Organisation von administrativen und organisatorischen Abläufen.
• Eigenverantwortliche Korrespondenz per Telefon, Brief und E-Mail sowie Datenbankpflege und elektronische Archivierung. Erstellung von Präsentationen, Protokollen und weiteren Unterlagen.
• Umfassende Planung und Organisation von Seminaren und Veranstaltungen, von der Konzeption bis zur erfolgreichen Durchführung, in allen gängigen Formaten (Präsenz, online und hybrid).
• Übernahme der redaktionellen Pflege und Koordination unserer Online-Inhalte – von der Veröffentlichung auf Social-Media-Kanälen bis zur Aktualisierung unserer Website.
• Pflege von Kontakten zu Mitgliedsunternehmen, Vertretern und Partnern.
• Identifikation zukunftsweisender Trends in der digitalen Kommunikation und deren Integration in die Verbandsarbeit – unter souveränem Einsatz moderner KI-Tools zur Optimierung der Abläufe.

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, z. B. als Industriekauffrau / Industriekaufmann, Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement oder Rechtsanwaltsfachangestellte oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenz- oder Office-Management-Position.
• Erfahrung im Bereich Veranstaltungsmanagement und im Umgang mit Social Media (insbesondere LinkedIn) sind von Vorteil.
• Fundierter Umgang mit M365 und ein gutes Gespür für digitale Tools.
• Sichere mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit sowie eine gute Kommunikationsstärke.
• Ausgeprägtes Organisationstalent durch eigenverantwortliche und strukturierte Arbeitsweise sowie ein gutes Selbst- und Zeitmanagement.
• Interesse daran, in einem kleinen Team Verantwortung zu übernehmen und Prozesse mitzugestalten.
• Offenes und kontaktfreudiges Auftreten mit Freude am Teamwork und Netzwerken.

• 30 Urlaubstage
• Firmenkultur
• Fitness
• Flache Hierarchien
• Flexible Arbeitszeiten
• Freie Getränke
• Gestaltungsspielraum
• Kantine
• Karrieremöglichkeiten
• Keine Home-Office Angabe
• Sportangebote
• Urlaub >= 30 Tage
• Verpflegung
• Weiterentwicklung
• Work-Life-Balance