Sekretariat der Kaufmännischen Geschäftsführung sowie der Abteilungsleitung Sammlung und Wissenschaft (m/w/d)

Die Staatliche Kunsthalle Karlsruhe gehört mit ihrer hochrangigen Sammlung und einer regen Aus-stellungs- und Veranstaltungstätigkeit zu den großen Kunstmuseen in Deutschland. Sie wird seit 2009 als Landesbetrieb geführt und ist eine nach kunstwissenschaftlichen und wirtschaftlichen Grundsätzen agierende Kultureinrichtung des Landes Baden-Württemberg. Das Team der Staatlichen Kunsthalle Karlsruhe kommt aus verschiedenen Regionen und Ländern. Wir pflegen eine kollegiale Arbeitsatmosphäre und unsere Herzen schlagen für die Kunst. Das Museum befindet sich derzeit in einem umfassenden Transformationsprozess, in dem insbesondere die Chancen des digitalen Wandels aktiv genutzt werden. Das Hauptgebäude der Kunsthalle wird für mehrere Jahre grundlegend saniert und erweitert. In der Interimszeit bespielt die Kunsthalle verschiedene Standorte, darunter auch das ZKM | Zentrum für Kunst und Medien Karlsruhe.

• Arbeitsorganisation sowie Termin- und Reisemanagement (inklusive Reisekostenabrechnung)
• Versierte interne und externe Korrespondenz, auch in Fremdsprachen
• Organisation, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen inklusive Protokollführung
• Ablage und Archivierung sowie Digitalisierung ausgewählter Bereiche
• Organisation der Aktenführung (analog und digital) zum Bauvorhaben
• Erstellen von Präsentationen und Transkriptionen
• Bearbeiten von Postein- und -ausgang
• Verwaltung von Adressdaten
• Betreuung von externen Gästen inklusive Bewirtung
• Vertretung im Sekretariat der wissenschaftlichen Direktion

• eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Kenntnisse
• Berufserfahrung im Sekretariatsbereich
• sehr gute schriftliche und mündliche Ausdruckfähigkeit in Deutsch sowie gute Fremdsprachenkenntnisse in Englisch und Französisch
• Affinität zu Kunst und Kultur
• fundierte EDV-Kenntnisse, vor allem der MS-Office-Produkte sowie Medienkompetenz
• sorgfältige und lösungsorientierte Arbeitsweise sowie gutes Zeitmanagement
• ausgeprägte Kommunikationskompetenz und Dienstleistungsorientierung
• Flexibilität in einem sich wandelnden Arbeitsumfeld
• Freude an eigenverantwortlichem Arbeiten und an der Zusammenarbeit im Team