Administrative Assistant / Sekretär/in des Vorstandsvorsitzenden (DAX 40) (w/m/d)

Heidelberg Materials ist einer der weltweit größten integrierten Hersteller von Baustoffen und -lösungen mit führenden Marktpositionen bei Zement, Zuschlagstoffen und Transportbeton. Wir sind mit mehr als 51.000 Beschäftigten an fast 3.000 Standorten in über 50 Ländern vertreten.

Im Mittelpunkt unseres Handelns steht die Verantwortung für die Umwelt. Als Vorreiter auf dem Weg zur CO2-Neutralität und Kreislaufwirtschaft in der Baustoffindustrie arbeiten wir an nachhaltigen Baustoffen und Lösungen für die Zukunft. Unseren Kunden erschließen wir neue Möglichkeiten durch Digitalisierung.

Sie suchen eine vielseitige Aufgabe mit echter Verantwortung und Perspektive?

Dann werden Sie Teil unseres Teams und gestalten Sie als Administrative Assistant / Sekretär/in des Vorstandsvorsitzenden (DAX 40) (w/m/d) die Zukunft aktiv mit!

In dieser Position unterstützen Sie unseren Vorstandsvorsitzenden nicht nur organisatorisch, sondern auch weit über die klassischen Aufgaben eines Sekretariats hinaus . Sie arbeiten eng mit den Vorstandssekretariaten und Management Assistants zusammen und tragen dazu bei, unsere strategischen Unternehmensziele erfolgreich umzusetzen.

Sie übernehmen vom ersten Tag an Verantwortung , bringen sich aktiv ein und arbeiten an spannenden, herausfordernden Themen mit. Dabei sind Sie Teil eines wertschätzenden Teams, das Zusammenarbeit großschreibt und individuelle Entwicklung fördert . Unsere Hauptverwaltung in Heidelberg bietet Ihnen einen modernen, inspirierenden Arbeitsplatz - kombiniert mit einem hybriden Arbeitsmodell, das Flexibilität und persönliche Nähe optimal verbindet.

• IHRE NEUE HERAUSFORDERUNG
• Eigenverantwortliche Organisation und Koordination anspruchsvoller Assistenz- und Sekretariatsaufgaben für den Vorstandsvorsitzenden
• Professionelle Bearbeitung von E-Mails, Telefonaten etc. in deutscher und englischer Sprache
• Bearbeitung von Ad-hoc-Anfragen sowie aktive Unterstützung bei Projekten
• Kalenderverwaltung, Organisation und Vorbereitung von Besprechungen und Geschäftsterminen
• Planung, Durchführung und Nachbereitung von Vorstandssitzungen, -Seminaren und -Reisen
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Sitzungen des Aufsichtsrats und seiner Ausschüsse
• Enge Zusammenarbeit und Abstimmung mit dem Management Assistant
• Betreuung in- und ausländischer Gäste
• Rechnungsbearbeitung sowie digitale Archivierung von Dokumenten

• DAS BRINGEN SIE MIT
• Kaufmännische Ausbildung, Bachelor-Studium oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung in verantwortlicher Assistenz-/Sekretariatsfunktion, idealerweise auf Vorstands- oder Geschäftsführungsebene
• Hohe Affinität zum digitalen und vernetzten Arbeiten
• Schnelle Auffassungsgabe und Fähigkeit mit sich schnell verändernden Anforderungen umzugehen
• Hohes Maß an Diskretion, Integrität und Vertrauenswürdigkeit
• Präzise, zuverlässige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Ausgeprägte organisatorische und kommunikative Fähigkeiten sowie hohe Serviceorientierung
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse
• Sehr gute MS Office-Kenntnisse