Office & People Coordinator (m/w/d)

Du liebst es, wenn alles rundläuft, und behältst auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick? Du arbeitest gern eigenständig, bist kommunikationsstark und fühlst dich im Office Management genauso wohl wie in der Projektarbeit? Dann bist du bei uns genau richtig!
Für unser kleines Team im Herzen von München suchen wir ein/e engagierte/n Office & People Coordinator (m/w/d), die das Academia Team mit 30 – 40h / Woche tatkräftig unterstützt und operativ mitdenkt.

Willkommen bei Academia – einer starken Gemeinschaft in der Spezialdiagnostik.
Wir vereinen eigenständige medizinische Einrichtungen und die Menschen, die dort mit Kompetenz und Herz arbeiten. Statt auf Standardisierung setzen wir auf fachliche Exzellenz, Zusammenarbeit und gemeinsame Werte. Unsere Partnerpraxen bleiben eigenständig – und profitieren dabei vom Austausch, der Stabilität und den Vorteilen eines starken Netzwerks. Deutschlandweit schenken uns bereits über 1500 Mitarbeiter ihr Vertrauen.

• Office Management (ca. 60 %)
• Verantwortung für ein reibungsloses Tagesgeschäft im Office (Organisation, Ausstattung, Dienstleistersteuerung)
• Empfang, Post- und E-Mail-Bearbeitung, Rechnungs- und Vertragsablage
• Unterstützung bei internen Prozessen und Dokumentationen
• Organisation von Meetings, Reisen und Events
• Team-Support (ca. 20 %)
• Administrative Unterstützung der Fach- und Führungsteams
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Protokollen und Reports
• Schnittstelle zwischen Teams und externen Partner:innen
• People & Culture (ca. 20 %)
• Unterstützung des People-Teams bei Employer-Branding-Maßnahmen
• Mitarbeit bei interner und externer Kommunikation (z. B. Social Media, Intranet)
• Organisation von Karriere-Events, Recruiting-Messen und internen Aktionen

• Abgeschlossene (kaufmännische) Berufsausbildung oder Studium und relevante, mehrjährige Berufserfahrung in einem dynamischen Umfeld (z.B. Unternehmensberatung, Investmentbanking, Startup/Scaleup)
• Ein ausgeprägtes Organisationstalent und Hands-on-Mentalität
• Diskretion und ein hohes Maß an Eigenverantwortung sowie Freude am Kontakt mit Menschen und eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke – schriftlich wie mündlich
• Sehr gute Deutschkenntnisse, idealerweise ergänzt durch solide Englischkenntnisse
• Sicherer Umgang mit MS Office – insbesondere Excel auf Basic-Niveau