Mitarbeiter Telefonzentrale (m/w/d)

Mitten in der Fachwerk- und Schwarzwald-Stadt Calw führen wir seit 2018 die Notarkanzlei „Notare am Hesse-Museum“. Wir beraten und betreuen gemeinsam mit unserem Team aus über dreißig qualifizierten Mitarbeitern einen breiten Mandantenkreis, der von Privatpersonen bis zu überregional tätigen Unternehmen reicht. Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt ein/e engagierte/n
Mitarbeiter Telefonzentrale (m/w/d)
zur Anstellung in Teil- und Vollzeit.

• ·Sie besetzen mit der Telefonzentrale die Schaltzentrale unserer Kanzlei – Sie nehmen Erstanfragen entgegen, beantworten erste Fragen, leiten Anfragen an die zuständigen Sachbearbeiter weiter und übernehmen das Terminmanagement wie Terminplanung, -koordinierung und -überwachung.
• ·Nach entsprechender Einarbeitung gehört die eigenständige Bearbeitung von Unterschriftsbeglaubigungen sowie der dazugehörige Schriftverkehr mit Mandanten, Behörden, Gerichten und weiteren Stellen u. a. zur Einholung erforderlicher Erklärungen und Erhebung der dadurch anfallenden Kosten zu Ihrem Aufgabengebiet.
• ·Sie sind Ansprechpartner, wenn es um administrative und organisatorische Aufgaben im Office-Bereich geht.
• ·Bei Bedarf unterstützen Sie das Empfangsteam; insbesondere behalten Sie die tagesaktuellen Termine im Blick, sorgen für einen reibungslosen Ablauf der Beurkundungen und koordinieren die Belegung der Beurkundungszimmer.

• Ihr Profil:·Als „Visitenkarte“ unseres Büros bereitet Ihnen der Umgang mit Menschen Freude; Sie verfügen über ein gepflegtes Erscheinungsbild, gute Umgangsformen und Sie zeichnet Serviceorientierung sowie sicheres und freundliches Auftreten aus.Wünschenswert wäre eine gewisse Flexibilität bei urlaubs- oder krankheitsbedingten Ausfällen Ihrer Kollegen.
• ·Sie bringen Organisationstalent und Belastbarkeit mit; auch in stressigen Situationen bewahren Sie souverän einen kühlen Kopf und den Blick fürs große Ganze.
• ·Der Umgang mit Menschen, insbesondere am Telefon, bereitet Ihnen Freude; Sie verfügen über ein sicheres und freundliches Auftreten. Sie sind teamfähig, gewissenhaft und serviceorientiert. Ein kollegiales, offenes Arbeitsumfeld ist Ihnen wichtig. Eigenständiges Arbeiten ist für Sie selbstverständlich.Anforderungen an den Bewerber: Grundkenntnisse: Korrespondenz, Telefondienst, Büro- und Verwaltungsarbeiten, Terminplanung, -überwachung