Team Assistant HR & Office

Wir suchen ab dem 15.01.2026 eine/n Team Assistant HR & Office

Bei Rusta arbeiten wir als Team - einfach, mutig, engagiert und gemeinsam.

Damit das gelingt, brauchen wir Unterstützung in zwei unserer wichtigsten Bereiche: HR und Office Management.

Wir suchen eine Person, die Organisation liebt, den Überblick behält und Lust hat, in zwei zentralen Abteilungen den Alltag am Laufen zu halten.

• Im Bereich HR unterstützt du uns, indem du...
• neue Mitarbeitende in unseren Systemen anlegst und Stammdaten pflegst
• Kündigungen bearbeitest und Check-Outs erstellst
• Personalunterlagen digital und analog ablegst
• elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU) abrufst und verwaltest
• die jährliche Mitarbeiterumfrage vorbereitest und organisatorisch begleitest
• Im Office Management arbeitest du mit, indem du...
• Rechnungen bearbeitest und die vorbereitende Buchhaltung übernimmst
• Ablagen digital und manuell pflegst
• Reports erstellst und mit Vermietern korrespondierst
• Verträge organisierst und Reisen (Hotel, Bahn) koordinierst
• Büroeinkäufe und organisatorische Aufgaben übernimmst
• bei Store-Neueröffnungen unterstützt
• Je nach Bedarf können weitere Aufgaben in beiden Bereichen dazukommen, z. B. bei Projekten, neuen Prozessen oder organisatorischen Themen, die zusätzliche Unterstützung erfordern.

• eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie Erfahrung in administrativen Tätigkeiten
• strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
• Freude daran, Dinge zu ordnen, Prozesse zu stabilisieren und Aufgaben zu Ende zu bringen
• Flexibilität, dich zwischen HR und Office Management abzustimmen und deine Aufgaben eigenständig zu organisieren - zeitlich wie inhaltlich
• Offenheit, neue Systeme kennenzulernen und mit Tools wie DATEV und Quinyx zu arbeiten
• sichere Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, Teams)
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, um sicher und professionell im Arbeitsalltag zu kommunizieren, gute Englischkenntnisse für die Zusammenarbeit mit unseren internationalen Kolleg:innen, Schwedischkenntnisse sind ein Plus, aber kein Muss
• Teamgeist, Gelassenheit und eine Hands-on-Mentalität, denn unsere Prozesse sind nicht in Stein gemeißelt, sondern im Aufbau. Wer Freude daran hat, Strukturen mitzugestalten und Ordnung zu schaffen, ist bei uns genau richtig