Teamassistent*in (w/m/d) - Kirchhoff-Institut für Physik

Am Kirchhoff-Institut für Physik ist ab 01.01.2026 folgende Stelle unbefristet zu besetzen:

Teamassistent*in (w/m/d)

Stellenumfang flexibel zwischen 50% oder 100%

Das Kirchhoff-Institut für Physik ist ein experimentalphysikalisches Institut mit zahlreichen Forschungs- und Servicegruppen. Zur Unterstützung unseres Teams von Physiker*innen, die auf dem Gebiet der Quantenphysik forschen, suchen wir eine engagierte, motivierte und gut organisierte Persönlichkeit als Teamassistenz. Diese vielseitige Position kombiniert klassische Sekretariatsaufgaben mit moderner Teamunterstützung und bietet die Möglichkeit, aktiv zum Erfolg unserer Forschung und Lehre beizutragen.

• Förderung eines positiven und kollaborativen Arbeitsklimas
• Organisation kleiner Teamveranstaltungen und Teambuilding-Aktivitäten
• Zuverlässige Durchführung allgemeiner Organisationsarbeiten (z. B. Terminkoordination, Korrespondenz, Organisation und Optimierung interner Abläufe)
• Planung und Abrechnung von Dienstreisen
• Betreuung nationaler und internationaler Gäste, Austauschprogramme und Besuchsgruppen
• Mitarbeit bei der Organisation von Workshops, Seminaren und wissenschaftlichen Veranstaltungen
• Unterstützung bei externer Kommunikation (z. B. mit Kooperationspartner*innen, Fördergeber*innen, Studierenden)
• Unterstützung bei Outreach-Arbeit (z. B. Website, Social Media, Newsletter)
• Mitarbeit im Budgetmanagement (Mittelverwaltung, Verwendungsnachweise, Bestellungen)
• Mitarbeit in der Personalverwaltung

• Organisationsgeschick, Eigeninitiative und Kommunikationsstärke
• Abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs-, Büro- oder Assistenzbereich oder eine vergleichbare Qualifikation
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Programmen (insbesondere Word, Excel, Outlook)
• Selbstständige, zuverlässige und serviceorientierte Arbeitsweise
• Erfahrung im wissenschaftlichen oder internationalen Umfeld ist von Vorteil