Assistenz Vertrieb & Projektmanagement (m/w/d)

Die SAMONT GmbH ist ein familiengeführter und stetig wachsender technischer Dienstleister in der Intralogistik. Mit unserem Fokus auf Förder-, Kommissionier- und Sortiertechnik unterstützen wir namhafte internationale Kunden wie Amazon, Zalando, Edeka, REWE, DHL, UPS sowie führende Flughäfen weltweit. Wir arbeiten im Auftrag der bekanntesten Intralogistik-Hersteller und Integratoren und sorgen dafür, dass ihre Systeme zuverlässig laufen – und das mit Leidenschaft und technischer Präzision.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine kommunikative, strukturierte und verantwortungsbewusste Persönlichkeit, die als Assistenz Vertrieb & Projektmanagement die Schnittstelle zwischen unseren Kunden, dem Vertrieb, dem Projektteam und der Finanzbuchhaltung bildet – und damit einen entscheidenden Beitrag zum Erfolg unserer Projekte leistet.

Erfahrene Assistenz Vertrieb & Projektmanagement (m/w/d)
Teil- oder Vollzeit (25–40 Stunden) | Standort: Paderborn

• In dieser Rolle sorgst Du mit Organisationstalent, Kommunikationsstärke und einem guten Verständnis für kaufmännische Zusammenhänge dafür, dass Projekte und Kundenaufträge reibungslos umgesetzt und fakturiert werden.
• Du übernimmst die Verantwortung für die gesamte kaufmännische Abwicklung von Kundenaufträgen, von der Auftragserstellung über die Vertrags­unter­zeichnung bis zur Fakturierung, und stellst sicher, dass alle Schritte sauber dokumentiert und termingerecht umgesetzt werden.
• Bei der Erstellung und Prüfung von Angeboten, Vertragsunterlagen, Aufträgen und Kunden­rech­nungen arbeitest Du eng mit internen Fachbereichen zusammen und sorgst dafür, dass inhaltlich und formal alles passt.
• Als koordinierende Schnittstelle zwischen Vertrieb, Projektmanagement und Buchhaltung behältst Du den Überblick über Kundenaufträge sowie Kunden­rechnungen und sorgst für eine effiziente Abstimmung aller Beteiligten.
• In unserem ERP-System (SAP) legst Du Projekte, Aufträge und Kundendaten an, pflegst sie gewissen­haft und stellst sicher, dass alle Informationen aktuell und vollständig sind.
• Im direkten Austausch mit Kunden, Partnern und Lieferanten kommunizierst Du klar, lösungsorientiert und auf Augenhöhe – immer mit dem Ziel, stabile und vertrauensvolle Beziehungen zu pflegen.
• Zudem überwachst Du relevante Prozesse wie Rechnungsterminpläne, Freigaben, Projektfort­schritte oder Zahlungsmeilensteine und stellst sicher, dass Aufgaben und Deadlines zuverlässig eingehalten werden.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Industriekaufmann/-frau, Kauffrau/-mann für Büromanagement) oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung in der Vertriebsassistenz, Projektkoordination oder Auftragsabwicklung, idealerweise im technischen Umfeld
• Sicherer Umgang mit MS Office und einem ERP-System (z. B. SAP)
• Kommunikationsstärke, Durchsetzungsvermögen, Organisationstalent und Zahlenaffinität
• Deutsch auf muttersprachlichem Niveau (C2) und gute Englischkenntnisse (B2/C1)
• Idealerweise erste Erfahrungen im technischen Vertrieb oder Projektmanagement
• Freude an Vertragsverhandlungen und an der Zusammenarbeit mit internationalen Kunden