Teamassistenz & Office Management (m/w/d) – Immobilien

Wir sind Mein Guter Makler – ein dynamisches Maklerbüro aus Bremen. Unser Ziel: Immobilienvermittlung modern, transparent und nahbar zu gestalten. Mit professioneller Vermarktung, digitaler Ausstattung und einem starken Team bringen wir Käufer und Verkäufer, Mieter und Vermieter auf Augenhöhe zusammen.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab sofort eine(n) engagierte(n) Teamassistent/in*;Office Manager/in (m/w/d)* in Vollzeit (30 – 40 Std./Woche), der mit Leidenschaft, Eigeninitiative und Professionalität unser Wachstum mitgestaltet.Bei Mein Guter Makler sind wir überzeugt: Immobilienvermittlung ist mehr als nur Zahlen und Verträge. Wir schaffen Verbindungen zwischen Menschen und Lebensräumen. Dabei setzen wir auf Transparenz, Teamgeist und eine moderne, digitale Arbeitsweise.

• Büropräsenz & -organisation: Empfang, Telefon/Email-Erstkontakt, Bestellungen & Lager, Koordination externer Dienstleister.
• Aushänge aktualisieren: Schaufenster/Boards im Büro und Vorlagen stets aktuell halten.
• Posteingang & Ablage: Eingangs-/Ausgangspost digital und physisch bearbeiten, Fristen überwachen, strukturierte Ablage.
• Rechnungen & Zahlungsverkehr: Eingangsrechnungen prüfen, Zahlungen vorbereiten/ausführen, einfache Kassenführung.
• Vorbereitende Buchhaltung: Belege sammeln, Kontenabgleich, OPOS-Listen, DATEV-Export für den Steuerberater vorbereiten.
• Exposés erstellen: Texte schreiben, Bilder auswählen & einfach bearbeiten (z. B. Zuschnitt, Helligkeit), Grundrisse/Dokumente aufbereiten, Upload auf Portale.
• Unterlagen beschaffen: Dokumente bei Hausverwaltungen & Behörden anfordern (z. B. Energieausweis, Protokolle, Wirtschaftsplan, Grundbuchauszug).
• CRM & Termine: Datenpflege im CRM, Kalender-/Besichtigungstermine koordinieren, To-Dos nachhalten.
• Ad-hoc-Support fürs Team: Dort anpacken, wo’s brennt – pragmatisch und lösungsorientiert.

• Dein Profil•Sehr strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise, hohes Qualitätsbewusstsein.
• Deutsch mind. C1, freundliche, klare Kommunikation – schriftlich wie telefonisch.
• Routine mit MS Office (Word/Excel), PDF-Tools/Scanner; ideal: Erfahrung in der Bildbearbeitung & CRMs.
• Zahlenaffin für Rechnungen/Zahlungen & vorbereitende Buchhaltung.
• Interesse an Immobilien – Vorerfahrung im Makler-/Verwaltungsumfeld ist ein Plus, aber kein Muss.
• Diskret, vertrauenswürdig, hands-on und teamorientiert.Anforderungen an den Bewerber: Erweiterte Kenntnisse: Ablage, Registratur, Customer-Relationship-Management (CRM), Terminplanung, -überwachung, Zahlungsverkehr, Kassenführung (Bargeld), Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office), Büroorganisation, Büromanagement, Export