Executive Assistent (m/w/d)

Ihre strategische Schlüsselrolle – Executive Assistent (m/w/d)
Standort: Mannheim | Für die DFS Real Estate – Ein Unternehmen der DFS Gruppe
Sind Sie die strategische Kraft im Hintergrund, die Erfolg erst möglich macht?
Sehr geehrte Kandidatin, sehr geehrter Kandidat,
Sie suchen mehr als eine Stelle – Sie suchen eine Mission. Sie denken nicht in Aufgaben, sondern in Verantwortung. Sie sehen sich nicht als Ausführende, sondern als Mitdenkende und Mitentscheidende. Sie sind der Architekt für Effizienz, der strategische Partner der Geschäftsführung und der Garant für reibungslose Abläufe auf höchstem Niveau.
Wenn Sie sich in dieser Beschreibung wiederfinden, dann haben wir eine Rolle geschaffen, die nicht nur zu Ihrem Profil, sondern zu Ihrer Ambition passt.

• Ihre Mission: Die strategische Schaltstelle unserer internationalen Operationen.
• Bei der DFS Real Estate agieren wir als strategische Partner für eine internationale, anspruchsvolle Klientel. In dieser zentralen Schlüsselrolle sind Sie die rechte Hand des CEO und das operative Rückgrat des Unternehmens. Sie verbinden strategische Führungsunterstützung mit der Verantwortung für unser Büro und internationale Projekte. Sie sind der ruhende Pol, der Komplexität in Klarheit und Strategie in Aktion verwandelt.Das erwartet Sie in dieser einzigartigen und verantwortungsvollen Position:1. Strategische Geschäftspartnerin des CEO & Managements:
• Direkte Unterstützung des CEO und der Geschäftsleitung in allen organisatorischen und administrativen Belangen.
• Planung, Priorisierung und Nachverfolgung strategischer Themen und Projekte.
• Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Reports, Präsentationen und Managementbriefings, die als Grundlage für unternehmerische Weichenstellungen dienen.
• Vertrauliche Bearbeitung von sensiblen Informationen, Dokumenten und Korrespondenz.
• 2. Verantwortung für Office Management & Interne Exzellenz:
• Sie tragen die Gesamtverantwortung für unser Büro und den reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts.
• Verwaltung von Verträgen, Budgetkontrolle und Kostenmanagement.
• Organisation interner Events, Teammeetings und Firmenfeiern.
• Verantwortung für Arbeitssicherheit, Datenschutz und Compliance.
• 3. Leadership in Internationalem Projektmanagement:
• Planung, Steuerung und Nachverfolgung von Projekten in unseren internationalen Tochtergesellschaften.
• Unterstützung bei Unternehmensgründungen, Standorteröffnungen oder Strukturänderungen.
• Monitoring von Projektbudgets, Timelines und Deliverables.
• Sicherstellung einer konsistenten Kommunikation zwischen den internationalen Teams.
• 4. Souveräne Repräsentation & Kommunikation:
• Professioneller externer Auftritt als erste Ansprechpartnerin für Partner, Kunden und Stakeholder.
• Proaktive Termin- und Reiseplanung inklusive internationaler Zeitzonen.
• Erstellung, Korrektur und Übersetzung von geschäftlicher Korrespondenz (Deutsch/Englisch).

• Das bringen Sie mit:- Eine abgeschlossene Ausbildung als Immobilienkauffrau (m/w/d), Wirtschaftsingenieurin (m/w/d) oder ein vergleichbares Studium, idealerweise mit MBA oder Zusatzqualifikation im Management.
• Mehrjährige, praxisgeprüfte Erfahrung in einer ähnlich anspruchsvollen Rolle, idealerweise als Executive Assistant, Chief of Staff oder Office Manager in einem internationalen, projektgetriebenen Umfeld.
• Die Fähigkeit, komplexe Sachverhalte in perfekten Präsentationen (MS-Office, insbesondere PowerPoint und Excel) visuell und inhaltlich anspruchsvoll aufzubereiten.
• Verhandlungssicheres Englisch und Deutsch auf Muttersprachenniveau – denn unsere Welt ist international.
• Eine Persönlichkeit, die durch Führungsqualitäten, hohe Diskretion, intrinsische Motivation und eine lösungsorientierte Haltung besticht. Sie sehen komplexe Herausforderungen nicht als Problem, sondern als Ihre persönliche Mission.Anforderungen an den Bewerber: Erweiterte Kenntnisse: Immobilienbetriebswirtschaft, Wirtschaftsingenieurwesen
• Expertenkenntnisse: Reiseorganisation, Management, Projektmanagement, Terminplanung, -überwachung, Compliance Management, Büro- und Verwaltungsarbeiten, Besprechungsvorbereitung, -organisation, Büroorganisation, Büromanagement, E-Mail-Kommunikation, -Korrespondenz, Sachbearbeitung, Fremdsprachenkorrespondenz, Veranstaltungsfinanzierung, -budgetierung