Vorstandsassistenz (m/w/d)

… mit rund 10.000 Beschäftigten und ebenso vielen ehrenamtlichen Mitarbeitenden der größte Sozialverband in Oberbayern. Wir bieten in über 350 Einrichtungen und Diensten in den Bereichen Leben im Alter, Kinder, Jugend und Familie, Teilhabe und Inklusion, Migration und Integration, Gesundheit und Sucht sowie für Menschen in Notlagen vielfältige soziale Dienstleistungen an. 70.000 Menschen werden jährlich durch diese Angebote unterstützt. Unsere Zentrale liegt im Herzen von München, nur wenige Minuten vom Münchner Hauptbahnhof entfernt.

Für unseren Vorstandsvorsitzenden suchen wir Sie als Vorstandsassistenz (m/w/d). Die Stelle ist aufgrund einer Elternzeitvertretung zunächst befristet auf zwei Jahre.

Vorstandsassistenz (m/w/d)

Stellenumfang: Vollzeit (39 Stunden)
Vertragsart: befristet mit Option auf Übernahme
Beginn: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Stellen-ID: 36147
Eingruppierung: Anlage 02, Gruppe 04B bis 04A
Arbeitsort: Caritasverband München-Freising e.V., Hirtenstraße 4, 80335 München

• die Unterstützung des Vorstands bei strategischen und operativen Aufgaben im Tagesgeschäft
• die eigenständige Planung, Organisation und Koordination von Terminen und Geschäftsreisen
• die Vor- und Nachbereitung von Meetings sowie internen und externen Veranstaltungen
• die eigenverantwortliche Organisation und Betreuung zentraler Gremien wie Aufsichtsrat, Management-Board und Vorstandssitzungen inkl. Protokollführung
• die Koordination und Steuerung von internen sowie externen Kommunikations- und Informationsflüssen
• die Erstellung und Aufbereitung von Geschäftskorrespondenz, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen
• die Unterstützung des Vorstands bei Sonderprojekten und Ad-hoc-Themen

• eine kaufmännische Ausbildung sowie idealerweise eine Weiterbildung zum Fachwirt (m/w/d) abgeschlossen haben
• über eine mehrjährige einschlägige Berufserfahrung verfügen, vorzugsweise auf Vorstandsebene oder gehobenem Officemanagement
• sehr gute Kenntnisse im MS-365-Umfeld besitzen und sicher im Umgang mit digitalen Tools und Prozessen sind
• die Bereitschaft haben, sich in die Arbeit mit KI-basierten Tools einzuarbeiten oder bereits Erfahrungen mitbringen
• sicheres Auftreten, höchste Diskretion und eine selbständige, proaktive Arbeitsweise für Sie selbstverständlich sind
• über ein ausgeprägtes Kommunikationsvermögen verfügen
• durch Stressresistenz, Einsatzbereitschaft und Belastbarkeit überzeugen
• Teamfähigkeit und Zuverlässig zu Ihren besonderen Stärken zählen
• ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift mitbringen