Sekretär/in (m/w/d) der Verwaltungsleitung / Geschäftsführung

Arbeitgeber: Klinik Alteburger Straße gGmbH
Einsatzort: 50678 Köln

Sekretär/in (m/w/d) der Verwaltungsleitung / Geschäftsführung
Klinik Alteburger Straße gGmbH – Psychiatrische Fachklinik – Köln
Arbeitsort : Köln (Zentrum)
Arbeitszeit : Vollzeit / Teilzeit (mind. 35 h/ Woche) möglich
Eintritt : Zum nächstmöglichen Zeitpunkt

• Als „rechte Hand“ der Geschäftsführung / Verwaltungsleitung übernehmen Sie eine entscheidende Rolle mit folgenden Schwerpunkten:
• Eigenständiges Management des Sekretariats der Geschäftsführung / Verwaltungsleitung.
• Vorbereitung von Gremienarbeit.
• Professionelle Terminkoordination und -überwachung für die Geschäftsführung sowie Unterstützung bei der inhaltlichen Vorbereitung wichtiger Meetings.
• Planung, Organisation und Nachbereitung von Besprechungen, Sitzungen und Veranstaltungen.
• Korrespondenz- und Dokumentenmanagement unter Nutzung von MS Office und Notes.
• Eigenständige Priorisierung und Strukturierung der täglichen Arbeitsabläufe mit Gestaltungsspielraum für die Optimierung interner Prozesse.
• Schnittstellenmanagement zwischen der Klinikleitung, dem Leitungsteam und unseren externen Partnern.
• Vertrauensvolle und diskrete Bearbeitung sensibler Themen und Unterlagen.
• Sicherstellung eines reibungslosen und professionellen Ablaufs im Büroalltag.

• Sie bringen idealerweise folgende Qualifikationen und Eigenschaften mit:
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Einschlägige Berufserfahrung im Krankenhaus- oder Klinikbereich, idealerweise in einer Assistenz- oder Sekretariatsfunktion der Verwaltung oder Geschäftsführung.
• Nachweisbare Erfahrung in der Vorbereitung und Organisation von Gremienarbeit.
• Ausgeprägte Fähigkeit zur eigenständigen Arbeitsorganisation und einem hohen Maß an Verlässlichkeit.
• Organisationstalent, Belastbarkeit und ein souveränes, gepflegtes Auftreten.
• Kommunikationsstärke, freundlich, aber bestimmt – Sie nutzen Ihre Durchsetzungsfähigkeit mit einem gesunden Blick auf das jeweilige Anliegen der Person, die Kontakt zur Geschäftsführung sucht.
• Loyalität, Diskretion und eine Prise Humor runden Ihr Profil ab.