Board and Executive Assistant (w/m/d)

Wir sind ein inhabergeprägtes Unternehmen mit rund 50 Mitarbeitenden und Sitz im Herzen von Berlin-Mitte. Bis Juli 2024 waren die vier Gründer zugleich auch die Geschäftsführer. Seit Juli 2024 hat sich bei uns einiges bewegt: Unsere Gründer haben die operative Geschäftsführung an die neue Geschäftsführerin Film Deutschland übergeben und steuern DCM jetzt aus dem Board heraus – strategisch, zukunftsorientiert und manchmal auch ein bisschen spontan. Und genau hier kommst du ins Spiel.

• Als Board Executive Assistant bist du in Teilzeit (mind. 32 Stunden) oder Vollzeit das organisatorische Rückgrat unserer neuen Struktur: Du koordinierst Termine, Board- und Committee-Meetings und sorgst dafür, dass alles läuft – auch wenn’s mal brennt. Struktur, Überblick und Humor sind deine täglichen Werkzeuge.
• Organisation der quartalsweisen Board-Meetings: Terminplanung, Agenda-Setting, Kommunikation mit allen Beteiligten, Sicherstellung inhaltlicher und formeller Vorgaben (Pre-Reads, Präsentationen), Protokollierung, Nachbereitung und To-do-Tracking
• Betreuung und Koordination der vier Board Committees: Unterstützung bei Planung, Organisation und Durchführung, Vereinheitlichung von Strukturen und Prozessen, Sicherstellung des Informationsflusses zwischen Committees und Board
• Assistenz für zwei Board-Mitglieder: Kalender-, Reise- und Meetingkoordination, Priorisierung, Reisekostenabrechnung
• Proaktive Kommunikation und Troubleshooting: Erkennen und Auflösen von Termin- und Reiseüberschneidungen, frühzeitige Konflikterkennung, Erinnerung, Abstimmung und klare Kommunikation
• Administrative und koordinative Aufgaben: Schnittstellenmanagement zwischen internen und externen Stakeholder*innen, strukturgebende Unterstützung im Tagesgeschäft

• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Rolle (Assistenz, Office Management, Vorstands-/Board-Sekretariat)
• Schnelle Auffassungsgabe: Verständnis dafür, was gebraucht wird, bevor jemand es ausspricht
• Struktur und Ownership: Du schaffst Struktur und Ordnung und scheust dich nicht, Entscheidungen zu treffen
• Hohe soziale Flexibilität: Du kannst dich sowohl strukturierte als auch spontane Arbeitsweisen einstellen
• Gespür für Menschen und Situationen: Du triffst immer den richtigen Ton - egal ob intern oder extern
• Diskretion und Verbindlichkeit im Umgang mit sensiblen Themen
• Souveräner Umgang mit digitalen Tools: Outlook, MS Teams, Slack, Zoom und MS Office (Word, PowerPoint, Excel) - auch mobil von unterwegs
• Fließende Deutschkenntnisse und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift