Projektkoordinator (m/w/d) Dokumentenmanagement

Schiffbau voller Leidenschaft, hochspezialisierte Marineschiffe, Innovation und Teamwork: Dafür steht die NVL. Wir sind eine privat geführte, unabhängige Werftengruppe mit vier renommierten Werftstandorten in Norddeutschland und internationalen Standorten mit mehr als 1.700 hochqualifizierten Mitarbeitenden. Unseren Kunden bieten wir maßgeschneiderte, intelligente und kosteneffiziente Schiffbaulösungen sowie umfangreiche Services und unterstützen damit die Einsatzbereitschaft der Deutschen Marine und von Navies weltweit. Kommen Sie an Bord!

Für den Standort Hamburg suchen wir einen:

Projektkoordinator (m/w/d) Dokumentenmanagement

• In dieser zentralen Schnittstellenfunktion im Project Office übernehmen Sie die Verantwortung für das strukturierte Dokumentenmanagement sowie für die fristgerechte Einreichung aller genehmigungs- und zulassungspflichtigen Bauunterlagen beim öffentlichen Auftraggeber. Gleichzeitig unterstützen Sie das Project Office im Aufgabenmanagement sowie bei organisatorischen Tätigkeiten und leisten damit einen wichtigen Beitrag zum reibungslosen Projektablauf.
• Ihre Aufgaben auf einen Blick:
• Einen wesentlichen Teil Ihrer Rolle bildet die Steuerung aller Genehmigungs- und Zulassungsprozesse für Bauunterlagen durch Klassifikationsgesellschaften oder öffentliche Auftraggeber, einschließlich der Terminüberwachung, Statusnachverfolgung und Reporting in den eingesetzten IT-Systemen (z.B. Jira).
• Darüber hinaus koordinieren Sie die Einhaltung sämtlicher Prüffristen und halten das Verzeichnis der zulassungs- und genehmigungspflichtigen Unterlagen stets aktuell.
• Regelmäßig führen Sie Statusrunden mit externen Beteiligten durch und dokumentieren die Ergebnisse.
• Die Einreichung und Nachverfolgung von Abweichungsbescheinigungen zwischen Klasseregularien und projektspezifischen Bauvorschriften fällt ebenso in Ihren Verantwortungsbereich.
• Mit Ihrer organisatorischen Unterstützung stärken Sie das Project Office in koordinativen, administrativen und operativen Aufgabenbereichen.
• Sie bringen sich aktiv in die Weiterentwicklung projektübergreifender Prozesse, Standards und Tools ein und fördern damit den Wissenstransfer im Team.

• Abgeschlossene technische Ausbildung, z.B. im Bereich Schiffbau, oder eine kaufmännische Ausbildung, z.B. als Bürokauffrau/-mann oder im Office- oder Projektmanagement
• Erste Berufserfahrung (1-2 Jahre) im Projektumfeld sowie Kenntnisse im Projektmanagement
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse sowie sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook)
• Erfahrung in der Arbeit mit Jira und Confluence sowie Vertrautheit mit einer Dokumentenmanagement-Software und ERP-Systemen erwünscht
• Schnelle Auffassungsgabe und eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise, z. B. bei der Zuordnung von Dokumenten, Metadaten und Zugriffskontrollen
• Lösungsorientiertes und analytisches Denken sowie ein sehr gutes Zeit- und Organisationsmanagement
• Bereitschaft zu gelegentlichen, vorwiegend nationalen Dienstreisen (ca. 10%)