Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Du hast Freude am Umgang mit Menschen, organisierst gerne und packst tatkräftig mit an?

Wir suchen Verstärkung in Freiburg – eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) , die unser Team unterstützt.

Bei uns erwartet dich ein abwechslungsreicher Arbeitsplatz in einem freundlichen Team. Du bist die erste Ansprechperson für Gäste und Kolleg*innen, sorgst für einen professionellen Empfang und unterstützt gleichzeitig die Geschäftsführung in organisatorischen Fragen. So übernimmst du eine wichtige Rolle im täglichen Miteinander und gestaltest aktiv unseren Büroalltag mit.

• Begrüßung von Gästen und Information von Ansprechpartnern, Verwaltung von Zutrittskarten für Gäste
• Koordination von Meetingräumen inkl. Bewirtung
• Telefonzentrale: Annahme und Weiterleitung von Telefonaten
• Bearbeitung eingehender E-Mails (allgemeines Firmenpostfach)
• Organisation und Verteilung der Eingangspost / Ausgangspost
• Verantwortung für die allgemeine Ordnung & Sauberkeit in allgemein genutzten Räumen (Meetingräume, Kantine, Flure)
• Unterstützung bei internen Events
• Unterstützung bei internen Kommunikationsmaßnahmen (z.B. Rundmails)
• Organisation diverser Bürobedarf/-materialien (Überwachung, Bestellung, Verteilung)
• Vertragsverwaltung: Ablage und Archivierung von Verträgen der Geschäftsführung
• Vertretung von Verwaltungs- und Administrationsaufgaben bei Abwesenheiten Vertriebsassistenz
• Organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung:
• Terminmanagement: Planung, Koordination und Überwachung von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen
• Kalenderführung: Verwaltung des Kalenders der Geschäftsführung, Priorisierung von Terminen
• Reiseplanung: Buchung von Flügen, Hotels und Transfers sowie Erstellung von Reiseunterlagen, Reisekostenabrechnung
• Büroorganisation: Strukturierung von Abläufen, Verwaltung von Dokumenten und Korrespondenz der Geschäftsführung, insb. papierloses Office (Scan & Ablage von Dokumenten)
• E-Mail- und Telefonmanagement: Entlastung der Geschäftsführung durch Vorselektion und Beantwortung von Anfragen
• Schnittstelle: Kommunikation zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitenden, Kunden und externen Partnern koordinieren
• Vertretung: In bestimmten Situationen Entscheidungen im Namen der Geschäftsführung treffen
• Vertrauliche Aufgaben: Umgang mit sensiblen Informationen und Dokumenten
• Potenzial- / Entwicklungsaufgaben:
• Erstellung von Schriftstücken für die Geschäftsführung: Briefe, Berichte, Präsentationen und Protokolle verfassen (PPT, Excel, Word, OneNote)
• Vorbereitung & Durchführung von Meetings für die Geschäftsführung: Unterstützung bei Reden, Präsentationen für Meetings, Protokollführung
• Projektunterstützung für die Geschäftsführung: Mitarbeit bei strategischen Projekten und Nachverfolgung von Aufgaben
• Budgetüberwachung (Executive Budget): Kontrolle von Ausgaben, Rechnungsprüfung und Kostenstellenverwaltung
• Planung & Nachverfolgung von Entscheidungen der Geschäftsführung: Sicherstellen, dass Beschlüsse umgesetzt werden

• Freundliches, serviceorientiertes Auftreten
• Organisationstalent und Zuverlässigkeit
• Sicherer Umgang mit Telefon & MS Office von Vorteil
• Erste Erfahrung im Assistenz-, Empfangs- oder Office-Bereich wünschenswert, aber kein Muss