Assistenz für die Bezirksstellen und medizinischer Assistenzberufe (m/w/d)

Wir als Ärztekammer Niedersachsen (ÄKN) machen uns stark für gute Medizin und vertreten zusammen mit unseren elf Bezirksstellen die rund 47.000 Ärztinnen und Ärzte im Flächenland Niedersachsen. Zugleich nehmen wir als Teil der Selbstverwaltung öffentliche Aufgaben im Gesundheitswesen wahr und erfüllen weisungsgebunden staatliche Aufgaben. Wir sind verantwortlich für eine qualitativ hochwertige ärztliche Fort- und Weiterbildung sowie Ausbildung der Medizinischen Fachangestellten.

Wir suchen zur Verstärkung unseres Teams zum nächstmöglichen Zeitpunkt in der Abteilung Bezirksstellen und Medizinische Assistenzberufe in Hannover unbefristet und in Vollzeit (38,5 Stunden/Woche) eine

Assistenz für die Bezirksstellen und
medizinischer Assistenzberufe (m/w/d)

• Unterstützung der Abteilungsleitung bei organisatorischen, administrativen und vorbereitenden Aufgaben
• Koordination von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen im jeweiligen Bereich sowie Erstellung von Protokollen
• Pflege und Verwaltung von Datenbanken, Verteilerlisten, Zugriffsrechten und Bearbeitung des Postein- und -ausgangs
• Überwachung von Fristen und Sicherstellung strukturierter Verwaltungsprozesse
• Mitwirkung bei der Vorbereitung von Informationsmaterialien für Bezirksstellen und Auszubildende
• Erstellung von Schriftstücken nach Vorlage oder Diktat sowie Ablage von Vorgängen
• Organisation und Begleitung der ehrenamtlichen Gremienarbeit, vom Einladungsmanagement bis zur Nachbereitung
• Erfassung und Bearbeitung von Anträgen in der Begabtenförderung inklusive Kommunikation mit Antragstellenden

• Abgeschlossene Berufsausbildung Kauffrau/mann für Bürokommunikation oder entsprechende Kenntnisse und Fertigkeiten, welche durch einschlägige Berufserfahrung nachgewiesen werden können
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie Erfahrung in der Pflege von Datenbanken und digitalen Ablagestrukturen
• Organisationsgeschick und Erfahrung in der Koordination von Terminen, Veranstaltungen und Besprechungen inklusive Protokollführung
• Präzises schriftliches Ausdrucksvermögen und sorgfältige Erstellung von Schriftstücken nach Vorgabe
• Verlässliche und strukturierte Arbeitsweise mit sicherer Einhaltung von Fristen
• Kommunikationsfähigkeit und freundliches, verbindliches Auftreten im Kontakt mit internen und externen Stellen
• Diskreter und verantwortungsbewusster Umgang mit sensiblen Informationen