Referent*in des Vorstands (m/w/d) Schwerpunkt: Projektkoordination und strategische Unterstützung

Als Anbieter für 3D-Planungssoftware liefern wir digitale Lösungen für Raumplanung und Innenausbau. Wir haben die Digitalisierung ins Handwerk gebracht und bilden heute die gesamte Leistungskette von der Beratung über die Planung bis zur Präsentation in einem nahtlosen Prozess ab. Unsere Software ist das Ergebnis gemeinsamer, guter Arbeit vieler Menschen aus unterschiedlichen Disziplinen. Wir suchen Menschen, die mit uns noch einen Schritt weiter gehen!

• Du unterstützt unseren Vorstand in einer zentralen Stabsfunktion und arbeitest in einem mittelständischen Familienunternehmen mit kurzen Entscheidungswegen und direkter Zusammenarbeit. Dein Fokus liegt auf der Vorbereitung strategischer Entscheidungen, der Steuerung zentraler Projekte und der Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses. Du arbeitest strukturiert, denkst voraus und sorgst dafür, dass strategische und operative Themen effizient umgesetzt werden.
• #### Das sind deine Aufgaben
• 1. Projektkoordination und strategische Themen
• Begleitung strategischer Projekte des Vorstands von der Planung bis zur Umsetzung.
• Erstellung von Projektübersichten, Berichten und KPI-Auswertungen.
• Eigenständige Steuerung und Nachverfolgung von Projekten, Aufgaben und Fristen.
• Unterstützung bei der Planung, Vorbereitung und Durchführung von Strategie-Workshops sowie
• Vorstands- und Managementklausuren.
• 2. Reporting und Analyse
• Aufbereitung von Daten und Kennzahlen als Entscheidungsgrundlage.
• Erstellung und Weiterentwicklung monatlicher Performance-Reportings.
• Monitoring der Jahresplanung und Analyse relevanter Management-Reports.
• Recherche und Bewertung von Markt-, Wettbewerbs- und Technologietrends.
• 3. Kommunikation und Schnittstellenmanagement
• Steuerung der internen und externen Kommunikation im Umfeld des Vorstands.
• Priorisierung und Koordination eingehender Informationen, Anfragen und E-Mails.
• Abstimmung mit Fachbereichen, Führungskräften, Projektteams und externen Partnern.
• Organisation und Vorbereitung regelmäßiger Abstimmungen und Statusgespräche.
• Erstellung professioneller Präsentationen, Berichte und Entscheidungsvorlagen.
• 4. Organisation und operative Unterstützung
• Planung, Organisation und Nachbereitung von Terminen, Sitzungen, Geschäftsreisen und
• Gremienformaten.
• Vorbereitung von Agenden, Entscheidungsunterlagen und Protokollen für Vorstandssitzungen und
• Managementrunden.
• Nachverfolgung von Beschlüssen und Wahrung wichtiger Fristen.
• Strukturierte Dokumentation und Pflege relevanter Unterlagen, Verträge und Reports.
• Organisation interner und externer Workshops, Klausuren und Veranstaltungen.
• Aufbau und Weiterentwicklung effizienter Informations- und Ablagestrukturen.
• Unterstützung bei administrativen Abläufen wie Spesen, Genehmigungen und Unterschriftenläufen.
• Koordination externer Dienstleister und Partner im Rahmen von Vorstandsthemen.

• Abgeschlossenes wirtschaftswissenschaftliches oder vergleichbares Studium; alternativ
• kaufmännische Ausbildung mit relevanter Berufserfahrung.
• Praxiserfahrung in Assistenz-, Stabs-, Strategie- oder projektorientierten Funktionen.
• Starkes analytisches und konzeptionelles Denkvermögen sowie gutes betriebswirtschaftliches
• Verständnis.
• Strukturierte, präzise und eigenständige Arbeitsweise mit hoher Organisations- und Priorisie-
• rungsfähigkeit.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere
• Excel und PowerPoint).
• Diskretion, Verlässlichkeit und souveräner Umgang mit vertraulichen Themen.
• Hohe Umsetzungsstärke, Eigeninitiative und die Fähigkeit, Abläufe zu optimieren und
• Entscheidungen vorzubereiten.