Assistenz im Kanzlerbüro

Die Rheinische Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn ist eine internationale Forschungsuniversität mit einem breiten Fächerspektrum. 200 Jahre Geschichte, rund 31.500 Studierende, mehr als 6.000 Beschäftigte und ein exzellenter Ruf im In- und Ausland: Die Universität Bonn zählt zu den bedeutendsten Universitäten Deutschlands und wurde als Exzellenzuniversität ausgezeichnet.

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Assistenz im Kanzlerbüro

(Vollzeit)

Das Kanzlerbüro unterstützt den Kanzler und seinen ständigen Vertreter bei der Ausübung ihrer Dienstaufgaben: Der Kanzler ist als Mitglied des Rektorats Leiter der Universitätsverwaltung mit derzeit rund 2.000 Mitarbeitenden. Zu seinen Hauptaufgaben zählen unter anderem die Bewirtschaftung der Haushaltsmittel, die Personal- und Rechtsangelegenheiten sowie das Bau- und Liegenschaftsmanagement. Sein ständiger Vertreter verantwortet unter anderem den Bereich Digitalisierung und unterstützt den Kanzler bei der Umsetzung aller die Leitungsebene betreffenden Aufgaben und Projekte.

• allgemeine Assistenztätigkeiten für die Leitungsebene, insbesondere Terminkoordination und -organisation,
• Bearbeitung der umfangreichen Korrespondenz des Kanzlers, der ständigen Vertretung des Kanzlers und des Kanzlerbüros,
• Organisation und Vorbereitung von Sitzungen (in Präsenz, hybrid, online),
• Erstellen von Protokollen und Dokumentationen,
• teaminterne Zuarbeit in enger Kooperation mit den Referentinnen im Kanzlerbüro.

• Sie haben eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem einschlägigen Büro- oder Verwaltungsberuf oder gleichwertige, nachgewiesene fachliche Kenntnisse und berufliche Erfahrungen,
• Sie verfügen über einschlägige Berufserfahrung im Sekretariatsbereich und besitzen idealerweise bereits Kenntnisse des universitären Umfelds,
• Sie bringen Organisationstalent mit und haben bereits Erfahrung in der Durchführung von Veranstaltungen,
• digitales Arbeiten geht Ihnen leicht von der Hand: Sie haben sehr gute nachgewiesene Kenntnisse in der Anwendung von Microsoft Office und Erfahrungen in der kollaborativen Zusammenarbeit über digitale Plattformen,
• Kommunikation ist Ihre Stärke: Sie sind sehr sicher im Umgang mit der deutschen Sprache und haben gute nachgewiesene Englischkenntnisse in Wort und Schrift,
• im Kontakt mit den verschiedenen Akteur*innen der Universität zeichnen Sie eine hohe Serviceorientierung, Ausgeglichenheit, Diskretion und Loyalität aus,
• Sie sind eigenverantwortlich, selbstständig und belastbar.